Sekretarz firmy - Company secretary

Sekretarz firma jest starszym pozycja w sektorze prywatnym firmy lub organizacji sektora publicznego. W dużych amerykańskich i kanadyjskich korporacjach notowanych na giełdzie sekretarz firmy jest zwykle nazywany sekretarzem korporacyjnym lub sekretarzem . Sekretarz spółki jest odpowiedzialny za sprawne administrowanie spółką, w szczególności w zakresie zapewnienia zgodności z wymogami ustawowymi i regulacyjnymi oraz zapewnienia realizacji decyzji zarządu.

Wbrew nazwie rola nie jest urzędnicza ani sekretarska . Sekretarz firmy zapewnia, że ​​organizacja przestrzega odpowiednich przepisów i regulacji oraz informuje członków zarządu o ich obowiązkach prawnych. Sekretarze firmy są imiennymi przedstawicielami firmy w dokumentach prawnych i to do nich należy zapewnienie, że firma i jej dyrektorzy działają zgodnie z prawem. Do ich obowiązków należy również rejestracja i komunikowanie się z akcjonariuszami , zapewnienie wypłacania dywidend oraz prowadzenie dokumentacji firmy, takiej jak listy dyrektorów i akcjonariuszy oraz roczne sprawozdania finansowe.

W wielu krajach firmy prywatne tradycyjnie były prawnie zobowiązane do wyznaczenia jednej osoby na sekretarza firmy, która zazwyczaj będzie również pełnić funkcję starszego członka zarządu.

Role i obowiązki

Sekretarze firm we wszystkich sektorach mają wysokie obowiązki, w tym struktury i mechanizmy zarządzania, postępowanie korporacyjne w środowisku regulacyjnym organizacji, spotkania zarządu, akcjonariuszy i powierników, zgodność z wymogami prawnymi, regulacyjnymi i dotyczącymi notowań, szkolenie i wprowadzanie osób niewykonawczych i powierników, kontakt z organami regulacyjnymi i zewnętrznymi, raporty i okólniki do akcjonariuszy/powierników, zarządzanie świadczeniami pracowniczymi, takimi jak emerytury i programy akcji pracowniczych , administracja i organizacja ubezpieczeń, negocjacje umów, zarządzanie ryzykiem , administracja i organizacja majątku oraz interpretacja rachunków finansowych .

Sekretarze firm są głównym źródłem doradztwa w zakresie prowadzenia działalności i może to obejmować wszystko, od doradztwa prawnego w zakresie konfliktów interesów, przez doradztwo księgowe dotyczące sprawozdań finansowych, po opracowywanie strategii i planowanie korporacyjne.

Wśród spółek publicznych w Ameryce Północnej udzielanie porad w kwestiach ładu korporacyjnego ma coraz większe znaczenie dla sekretarza korporacyjnego . Wielu akcjonariuszy, zwłaszcza inwestorów instytucjonalnych, uważa, że ​​solidny ład korporacyjny jest niezbędny dla wyników zarządu i spółki. Dosyć głośno zachęcają zarządy do przeprowadzania częstych przeglądów ładu korporacyjnego i wydawania pisemnych oświadczeń dotyczących zasad ładu korporacyjnego. Sekretarz korporacyjny jest zwykle dyrektorem wykonawczym, który pomaga dyrektorom w tych wysiłkach, dostarczając informacji na temat praktyk innych spółek oraz pomagając zarządowi dostosować zasady i praktyki ładu korporacyjnego do potrzeb zarządu i oczekiwań inwestorów. W niektórych spółkach sformalizowano rolę sekretarza korporacyjnego jako doradcy ds. ładu korporacyjnego, dodając do dotychczasowego tytułu taki tytuł jak Chief Governance Officer.

Ze względu na ważną rolę, jaką odgrywa sekretarz firmy w biznesie, PLC i duże firmy wymagają od sekretarza firmy odpowiedniego przeszkolenia, doświadczenia i kwalifikacji zawodowych do wykonywania tych obowiązków.

W Wielkiej Brytanii sekretarz firmy może uzyskać kwalifikacje na podstawie egzaminu i członkostwa w The Chartered Governance Institute (CGI), która jest główną kwalifikacją specjalnie dla sekretarzy firmy. CGI jest organem zajmującym się rozwojem i uznaniem profesjonalnej administracji w oparciu o połączenie studiów wyższych, starannie zweryfikowanego doświadczenia i sponsoringu przez dwie osoby o statusie zawodowym. Tylko osoba w ten sposób wykwalifikowana jest uprawniona do mianowania „Sekretarzem Spółki” lub „Sekretarzem Spółki”. Wydział Sekretarzy i Administratorów założony w 1930 roku jest drugim organem sekretarzy korporacyjnych w Wielkiej Brytanii i obecnie kładzie silny nacisk na pracę i zarządzanie równouprawnieniem, a jego członkowie są określani jako „sekretarze korporacyjni” lub „certyfikowani sekretarze publiczni”. Oczekuje się, że sekretarze spółek notowanych na giełdzie będą posiadać kwalifikacje zawodowe za pośrednictwem CGI, jednego z certyfikowanych organów zawodowych w zawodzie księgowego, lub będą posiadać odpowiednie przeszkolenie i doświadczenie w innym organie.

Malezja

W Malezji ustawa o spółkach z 2016 r. wymaga, aby każda firma wyznaczyła co najmniej jednego licencjonowanego sekretarza firmy. Sekretarz Spółki musi zostać wyznaczony w ciągu pierwszych 30 dni po zarejestrowaniu lub nałożona zostanie kara na Dyrektorów, co grozi wciągnięciem na czarną listę. Do obowiązków Sekretarza Spółki należy:

  • Przygotowywanie posiedzeń zarządu i rocznego walnego zgromadzenia (WZA) – od 2016 r. zgodnie ze zmienioną ustawą o spółkach ZWZ nie jest już konieczne w przypadku prywatnych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (Sendirian Berhad lub Sdn Bhd)
  • Składanie rocznych deklaracji do SSM (CCM w języku angielskim)
  • Zmiany w Konstytucji firmy
  • Prowadzenie dokumentów statutowych
  • Zgłaszanie aktualizacji do SSM w sprawach takich jak zmiana nazwy firmy lub adresu, emisja akcji, zmiany dyrektorów, udziałowców itp.

Indie

W Indiach „Instytut Sekretarzy Firmowych Indii” (ICSI) reguluje zawód sekretarek firmowych. ICSI to statutowa organizacja zawodowa, która liczy ponad 50 000 członków stowarzyszonych.

Dyplomowani sekretarze są zatrudniani jako prezesi, dyrektorzy naczelni i dyrektorzy niewykonawczy, a także dyrektorzy i sekretarze firmy. Niektórzy dyplomowani sekretarze są również znani we własnych firmach jako dyrektorzy/kierownicy sekretariatów korporacyjnych lub dyrektorzy sekretariatów korporacyjnych.

Wielu sekretarzy spółek giełdowych w Ameryce Północnej jest prawnikami, a niektórzy pełnią funkcję doradcy generalnego swoich korporacji . Choć może to być pomocne w wykonywaniu ich obowiązków, może również powodować niejasność co do tego, czym jest porada prawna, chroniona przywilejem, a czym jest porada biznesowa.

Zjednoczone Królestwo

Od 8 kwietnia 2008 r. nie ma prawnego wymogu, aby prywatna firma w Wielkiej Brytanii miała sekretarza firmy, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Jeśli prywatna firma nie ma sekretarza firmy, obowiązki i obowiązki sekretarza firmy spadają na dyrektorów firmy. Wraz ze wzrostem liczby przedsiębiorstw społecznych i spółek pożytku publicznego często pojawia się zapotrzebowanie na sekretarza firmy w sektorach wolontariatu i społeczności, a także zwykłych prywatnych firm handlowych. Spółka publiczna w Wielkiej Brytanii musi nadal mieć formalnie wyznaczonego sekretarza spółki.

Dyplomowani sekretarze są szóstym najlepiej opłacanym pracownikiem w Wielkiej Brytanii według rocznego badania godzin i zarobków przeprowadzonego przez Biuro Statystyki Krajowej (marzec 2010).

Dokładne obowiązki sekretarza firmy zależą od wielkości i charakteru firmy i nie ma ustawowej definicji tego, co to jest, ale generalnie obejmuje niektóre lub wszystkie z poniższych:

  • prowadzenie rejestrów statutowych spółki;
  • aktualizacja ewidencji prowadzonej przez Companies House ;
  • utrzymanie firmy siedzibę ;
  • doradzanie radzie dyrektorów w zakresie ich odpowiedzialności prawnej i korporacyjnej oraz kwestii ładu korporacyjnego ;
  • organizowanie posiedzeń zarządu spółki oraz dorocznego walnego zgromadzenia ;
  • posiedzenia komisji rachunkowych;
  • zapewnienie zgodności firmy z obowiązkami prawnymi;
  • prowadzenie i przechowywanie ewidencji firmy, np. reinwestycji, majątku, płac, ubezpieczeń, księgowości, podatków ( VAT , PAYE , Corporation Tax ); oraz
  • łączność pomiędzy firmą a jej interesariuszami i udziałowcami

Singapur

W Singapurze ustawa o spółkach, sekcja 171 wymaga, aby każda firma miała sekretarza firmy, który musi mieszkać w Singapurze. Sekretarz musi zostać powołany w ciągu pierwszych 6 miesięcy po zarejestrowaniu. Jeśli firma ma tylko jednego dyrektora, nie może on być sekretarzem korporacyjnym. Obowiązki Sekretarza Korporacyjnego obejmują:

  • Przygotowanie posiedzeń zarządu i Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia
  • Składanie rocznych deklaracji do ACRA
  • Zmiany w Konstytucji firmy
  • Prowadzenie ustawowych rejestrów
  • Zgłaszanie aktualizacji do ACRA w sprawach takich jak zmiany nazwy lub adresu firmy, emisja akcji, zmiany dyrektorów, udziałowców itp.

W przypadku spółek publicznych Sekretarz musi być zarejestrowanym agentem lub osobą wykwalifikowaną.

Bangladesz

Chiny

W Chinach każda spółka giełdowa musi mieć sekretarza zarządu. Zgodnie z art. 124 Prawa spółek z 2005 r. każda spółka notowana na giełdzie musi mieć sekretarza rady dyrektorów. Obowiązki sekretarza zarządu obejmują przygotowywanie zgromadzeń akcjonariuszy i rad dyrektorów, prowadzenie dokumentacji spółki i informacji akcjonariuszy, zajmowanie się ujawnianiem informacji itp. Odpowiednie zasady notowania w Chinach dodatkowo wyjaśniają, że sekretarz zarządu zajmuje stanowisko kierownicze. Takie zasady notowania szczegółowo omawiają obowiązki sekretarza zarządu. Zgodnie z „ Przepisami szczególnymi Rady Stanu dotyczącymi obrotu i notowania akcji za granicą przez spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ”, „ Wytycznymi dotyczącymi statutu spółki giełdowej”, „Zasadami notowań giełdowych Giełdy Papierów Wartościowych w Szanghaju” oraz „Zasadami notowań giełdowych Giełdy Papierów Wartościowych w Szanghaju” Shenzhen Stock Exchange”, sekretarz zarządu jest klasyfikowany jako zespół zarządzający wyższego szczebla. Z tych zasad notowania sekretarz zarządu lub sekretarz zarządu w Chinach jest porównywalny z sekretarzem firmy w wielu innych krajach.

Afryka Południowa

W Republice Południowej Afryki wszystkie przedsiębiorstwa publiczne i państwowe muszą wyznaczyć sekretarza firmy. Role i obowiązki sekretarza spółki są określone w ustawie o spółkach nr 71 z 2008 roku . W przypadku spółek notowanych na giełdzie role te zostały wyjaśnione i rozszerzone w raporcie King IV . Ponadto firmy non-profit, które dobrowolnie przyjęły przepisy ustawy o spółkach dotyczące „wzmocnionej odpowiedzialności i przejrzystości”, muszą wyznaczyć sekretarza spółki, którego rola jest porównywalna z rolą spółki publicznej.

Sri Lanka

Na Sri Lance ustawa o spółkach nr 07 z 2007 r. wymaga, aby każda zarejestrowana firma miała sekretarza firmy. Sekretarz firmy musi być zarejestrowany w Departamencie Rejestru Spółek, aby pełnić funkcję sekretarza firmy. Uprawnienia do pełnienia funkcji sekretarza są;

  • obywatel Sri Lanki
  • [Radca prawny], [biegły księgowy] lub jakakolwiek żądana osoba realizowała program studiów prowadzony przez ministra przedmiotowego
  • Kandydaci z ponad 20-letnim doświadczeniem w dziedzinie sekretariatów firm mogą zostać powołani po rozmowie z Registrar of Companies.

Digitalizacja Sekretariatu Firmy

Firmy będące sekretarzami firm od dawna istnieją, a praktyka nadal w dużym stopniu zależy od papierkowej roboty i podpisów mokrym atramentem, jeśli chodzi o uchwały zarządu. Z tego powodu cała branża w dużej mierze opiera się na procesach ręcznych. W ostatnich latach zaczęła mieć miejsce cyfryzacja, aby zaspokoić potrzeby młodszych i nowoczesnych przedsiębiorców. Przyjęcie sztucznej inteligencji, eKYC, podpisu cyfrowego, generatora dokumentów to tylko niektóre z funkcji, które można było zaobserwować w firmach Cloud Company Secretary.

Bibliografia

Zewnętrzne linki