Współpraca nad dokumentami - Document collaboration
Współpraca w zakresie dokumentów i plików to narzędzia lub systemy skonfigurowane w celu ułatwienia wielu osobom wspólnej pracy nad jednym dokumentem lub plikiem w celu uzyskania jednej ostatecznej wersji. Zwykle jest to oprogramowanie, które umożliwia zespołom pracę nad pojedynczym dokumentem, takim jak dokument edytora tekstu, w tym samym czasie z różnych terminali komputerowych lub urządzeń mobilnych . W związku z tym współpraca w zakresie dokumentów lub plików jest obecnie systemem umożliwiającym współpracę w różnych lokalizacjach za pomocą Internetu lub podejścia opartego na „ chmurze ”, takiego jak Wiki, takie jak Wikipedia .
Przegląd
Współpraca nad dokumentami w sensie ogólnym oznacza po prostu więcej niż jedną osobę współtworzącą dokument. Jednak obecnie większość ludzi, mówiąc o współpracy w zakresie dokumentów, odnosi się do (generalnie opartych na Internecie) metod współpracy zespołu pracowników nad dokumentem elektronicznym z terminali komputerowych znajdujących się w dowolnym miejscu na świecie.
Wczesna współpraca nad dokumentami online wykorzystywała e-mail , w którym komentarze były zapisywane w wiadomości e-mail z załączonym dokumentem. Problem polegał na tym, że nie było to rozwiązanie skoncentrowane na dokumencie (tj. Komentarze i dyskusje wokół dokumentu były oddzielone od samego dokumentu). Obecnie najlepsze narzędzia do współpracy nad dokumentami są bardziej skoncentrowane na dokumentach. Systemy te zapewniają użytkownikowi środowisko współpracy skoncentrowane na dokumencie, ponieważ pozwalają użytkownikom oznaczać dokument i dodawać komentarze dotyczące treści, zachowując pełną historię wersji i zapisy oraz przechowując wszystkie komentarze i działania związane z dokumentem. Z tego powodu coraz więcej firm rzadziej korzysta z poczty e-mail, a częściej z narzędzi do udostępniania plików i współpracy nad dokumentami.
Większość systemów współpracy wymaga komputera serwera , na którym przechowywane są kopie dokumentów w celu uzyskania dostępu zdalnego. Serwer może być obsługiwany przez organizację będącą właścicielem dokumentów lub zlecony jakiejś usłudze. To ostatnie jest często określane jako przetwarzanie w chmurze .
Typowe cechy
- Funkcje komentowania i komunikatorów w czasie rzeczywistym w celu przyspieszenia realizacji projektów
- Wskaźniki obecności służące do identyfikacji, kiedy inni są aktywni na dokumentach należących do innej osoby
- Uprawnienia
- Osobiste kanały aktywności i profile alertów e-mail, aby być na bieżąco z najnowszymi działaniami na plik lub użytkownika
- Możliwość współpracy i udostępniania plików użytkownikom poza zaporą firmy
- Ramy bezpieczeństwa i zgodności firmy
- Historia zmian plików i dokumentów
- Możliwość obsługi dużych plików
- Zatwierdzanie przepływu pracy