System zarządzania dokumentami - Document management system

System zarządzania dokumentami ( DMS ) to system służący do odbierania, śledzenia, zarządzania i przechowywania dokumentów oraz redukcji papieru. Większość z nich jest w stanie prowadzić rejestr różnych wersji tworzonych i modyfikowanych przez różnych użytkowników (śledzenie historii). W przypadku zarządzania dokumentami cyfrowymi systemy takie oparte są na programach komputerowych. Termin ten w pewnym stopniu pokrywa się z pojęciami systemów zarządzania treścią . Jest często postrzegany jako element systemów zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) i związany z zarządzaniem zasobami cyfrowymi , obrazowaniem dokumentów , systemami przepływu pracy i systemami zarządzania rekordami .

Historia

Począwszy od lat 80. wielu dostawców zaczęło opracowywać systemy oprogramowania do zarządzania dokumentami papierowymi. Systemy te zajmowały się dokumentami papierowymi , które obejmowały nie tylko dokumenty drukowane i publikowane, ale także fotografie , druki itp.

Później programiści zaczęli pisać drugi typ systemu, który mógłby zarządzać dokumentami elektronicznymi , tj. wszystkimi dokumentami lub plikami utworzonymi na komputerach i często przechowywanymi w lokalnych systemach plików użytkowników . Najwcześniejsze systemy elektronicznego zarządzania dokumentami (EDM) zarządzały zastrzeżonymi typami plików lub ograniczoną liczbą formatów plików . Wiele z tych systemów stało się później znanych jako systemy obrazowania dokumentów , ponieważ skupiały się na przechwytywaniu, przechowywaniu, indeksowaniu i wyszukiwaniu formatów plików graficznych . Systemy EDM ewoluowały do ​​punktu, w którym systemy mogą zarządzać dowolnym formatem plików, które można przechowywać w sieci. Aplikacje rozszerzyły się o dokumenty elektroniczne, narzędzia do współpracy , zabezpieczenia, przepływ pracy i możliwości audytu .

Systemy te umożliwiły organizacji przechwytywanie faksów i formularzy, zapisywanie kopii dokumentów jako obrazów oraz przechowywanie plików graficznych w repozytorium w celu zapewnienia bezpieczeństwa i szybkiego wyszukiwania (odzyskiwanie było możliwe, ponieważ system obsługiwał wyodrębnianie tekstu z dokumentu w trakcie przechwytywania, a funkcja indeksowania tekstu zapewniała możliwości wyszukiwania tekstu ).

Podczas gdy wiele systemów EDM przechowuje dokumenty w ich natywnym formacie plików (Microsoft Word lub Excel, PDF), niektóre internetowe systemy zarządzania dokumentami zaczynają przechowywać treść w postaci HTML . Te systemy zarządzania dokumentami oparte na języku HTML mogą działać jako systemy publikowania lub systemy zarządzania zasadami. Treść jest przechwytywana za pomocą edytorów opartych na przeglądarce lub przez importowanie i konwersję zawartości innej niż HTML. Przechowywanie dokumentów w formacie HTML umożliwia prostszy przepływ pełnego tekstu, ponieważ większość wyszukiwarek natywnie obsługuje HTML. DMS bez formatu przechowywania HTML są wymagane do wyodrębnienia tekstu z zastrzeżonego formatu, co sprawia, że ​​przepływ pracy wyszukiwania pełnotekstowego jest nieco bardziej skomplikowany.

Możliwości wyszukiwania, w tym zapytania logiczne , analiza klastrów i macierzystych, stały się kluczowymi składnikami DMS, ponieważ użytkownicy przyzwyczaili się do wyszukiwania w Internecie i spędzają mniej czasu na organizowaniu swoich treści.

składniki

Systemy zarządzania dokumentami zwykle zapewniają przechowywanie, wersjonowanie, metadane, zabezpieczenia, a także funkcje indeksowania i wyszukiwania. Oto opis tych elementów:

Temat Opis
Metadane Metadane są zwykle przechowywane dla każdego dokumentu. Metadane mogą na przykład obejmować datę przechowywania dokumentu oraz tożsamość przechowującego go użytkownika. DMS może również automatycznie wyodrębnić metadane z dokumentu lub poprosić użytkownika o dodanie metadanych. Niektóre systemy wykorzystują również optyczne rozpoznawanie znaków na zeskanowanych obrazach lub wykonują ekstrakcję tekstu na dokumentach elektronicznych. Uzyskany w ten sposób wyodrębniony tekst może być użyty do pomocy użytkownikom w lokalizowaniu dokumentów poprzez identyfikację prawdopodobnych słów kluczowych lub zapewnienie możliwości wyszukiwania pełnotekstowego, lub może być używany samodzielnie. Wyodrębniony tekst może być również przechowywany jako składnik metadanych, przechowywany z dokumentem lub oddzielnie od dokumentu jako źródło przeszukiwania zbiorów dokumentów.
Integracja Wiele systemów zarządzania dokumentami próbuje udostępniać funkcje zarządzania dokumentami bezpośrednio innym aplikacjom, dzięki czemu użytkownicy mogą pobierać istniejące dokumenty bezpośrednio z repozytorium systemu zarządzania dokumentami, wprowadzać zmiany i zapisywać zmieniony dokument z powrotem w repozytorium jako nową wersję, a wszystko to bez opuszczania Aplikacja. Taka integracja jest powszechnie dostępna dla różnych narzędzi programowych, takich jak zarządzanie przepływem pracy i systemy zarządzania treścią , zwykle za pośrednictwem interfejsu programowania aplikacji (API) przy użyciu otwartych standardów, takich jak ODMA , LDAP , WebDAV i usługi sieciowe SOAP lub RESTful .
Schwytać Przechwytywanie polega głównie na przyjmowaniu i przetwarzaniu obrazów dokumentów papierowych ze skanerów lub drukarek wielofunkcyjnych . Oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków (OCR) jest często używane, zintegrowane ze sprzętem lub jako samodzielne oprogramowanie, w celu konwersji obrazów cyfrowych na tekst do odczytu maszynowego. Oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków (OMR) jest czasami używane do wyodrębniania wartości pól wyboru lub bąbelków. Przechwytywanie może również obejmować akceptowanie dokumentów elektronicznych i innych plików komputerowych.
Walidacji danych Reguły sprawdzania poprawności danych mogą sprawdzać błędy w dokumentach, brakujące podpisy, błędnie napisane nazwy i inne problemy, zalecając opcje korekty w czasie rzeczywistym przed zaimportowaniem danych do DMS. W ramach walidacji danych można również zastosować dodatkowe przetwarzanie w postaci harmonizacji i zmian formatu danych.
Indeksowanie Indeksowanie śledzi dokumenty elektroniczne. Indeksowanie może być tak proste, jak śledzenie unikalnych identyfikatorów dokumentów; ale często przybiera bardziej złożoną formę, zapewniając klasyfikację za pomocą metadanych dokumentów lub nawet indeksów słów wyodrębnionych z treści dokumentów. Indeksowanie istnieje głównie w celu obsługi zapytań i wyszukiwania informacji. Jednym z obszarów o krytycznym znaczeniu dla szybkiego wyszukiwania jest tworzenie topologii indeksu lub schematu.
Składowanie Przechowuj dokumenty elektroniczne. Przechowywanie dokumentów często obejmuje zarządzanie tymi samymi dokumentami; gdzie są przechowywane, jak długo, migracja dokumentów z jednego nośnika na inny ( hierarchiczne zarządzanie pamięcią masową ) i ewentualne zniszczenie dokumentów.
Wyszukiwanie Pobierz dokumenty elektroniczne z magazynu. Chociaż pojęcie odzyskiwania konkretnego dokumentu jest proste, wyszukiwanie w kontekście elektronicznym może być dość złożone i potężne. Proste pobieranie pojedynczych dokumentów może być obsługiwane poprzez umożliwienie użytkownikowi określenia unikalnego identyfikatora dokumentu oraz umożliwienie systemowi używania indeksu podstawowego (lub nieindeksowanego zapytania w swoim magazynie danych) w celu pobrania dokumentu. Bardziej elastyczne wyszukiwanie pozwala użytkownikowi określić częściowe terminy wyszukiwania obejmujące identyfikator dokumentu i/lub części oczekiwanych metadanych. Spowoduje to zazwyczaj zwrócenie listy dokumentów, które pasują do wyszukiwanych przez użytkownika haseł. Niektóre systemy zapewniają możliwość określenia wyrażenia logicznego zawierającego wiele słów kluczowych lub przykładowych fraz, które mają występować w treści dokumentów. Pobieranie dla tego rodzaju zapytania może być obsługiwane przez wcześniej zbudowane indeksy lub może wykonywać bardziej czasochłonne przeszukiwanie zawartości dokumentów w celu zwrócenia listy potencjalnie istotnych dokumentów. Zobacz także Pobieranie dokumentów .
Dystrybucja Dokument gotowy do dystrybucji musi mieć format, którego nie można łatwo zmienić. Oryginalna główna kopia dokumentu zwykle nigdy nie jest używana do dystrybucji; bardziej powszechne jest łącze elektroniczne do samego dokumentu. Jeśli dokument ma być rozpowszechniany elektronicznie w środowisku regulacyjnym, muszą zostać spełnione dodatkowe kryteria, w tym zapewnienie identyfikowalności i wersjonowania, nawet w innych systemach. Podejście to dotyczy obu systemów, za pomocą których dokument ma być wzajemnie wymieniany, jeśli integralność dokumentu jest niezbędna.
Bezpieczeństwo Bezpieczeństwo dokumentów ma kluczowe znaczenie w wielu aplikacjach do zarządzania dokumentami. Wymagania dotyczące zgodności dla niektórych dokumentów mogą być dość złożone w zależności od rodzaju dokumentów. Na przykład w Stanach Zjednoczonych normy takie jak ISO 9001 i ISO 13485 , a także przepisy amerykańskiej Agencji ds. Żywności i Leków określają, w jaki sposób należy postępować z procesem kontroli dokumentów. Systemy zarządzania dokumentami mogą posiadać moduł zarządzania uprawnieniami, który umożliwia administratorowi przyznawanie dostępu do dokumentów na podstawie typu tylko określonym osobom lub grupom osób. Oznaczanie dokumentów w momencie drukowania lub tworzenia PDF jest niezbędnym elementem, który wyklucza zmiany lub niezamierzone użycie.
Przepływ pracy Przepływ pracy to złożony proces, a niektóre systemy zarządzania dokumentami mają wbudowany moduł przepływu pracy lub mogą być zintegrowane z narzędziami do zarządzania przepływem pracy. Istnieją różne rodzaje przepływu pracy. Sposób użycia zależy od środowiska, w którym stosowany jest system elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS). Ręczny przepływ pracy wymaga, aby użytkownik przeglądał dokument i decydował, do kogo go wysłać. Przepływ pracy oparty na regułach umożliwia administratorowi utworzenie reguły, która dyktuje przepływ dokumentu przez organizację: na przykład faktura przechodzi przez proces zatwierdzania, a następnie jest kierowana do działu rozrachunków z dostawcami. Reguły dynamiczne pozwalają na tworzenie oddziałów w procesie przepływu pracy. Prostym przykładem może być wprowadzenie kwoty faktury, a jeśli kwota jest niższa niż pewna ustalona kwota, podąża różnymi drogami przez organizację. Zaawansowane mechanizmy przepływu pracy mogą manipulować treścią lub sygnalizować procesy zewnętrzne, gdy te reguły obowiązują.
Współpraca Współpraca powinna być nieodłącznym elementem EDMS. W swojej podstawowej formie współpracujący EDMS powinien umożliwiać pobieranie dokumentów i pracę nad nimi przez upoważnionego użytkownika. Dostęp powinien być blokowany dla innych użytkowników podczas pracy nad dokumentem. Inne zaawansowane formy współpracy działają w czasie rzeczywistym, umożliwiając wielu użytkownikom przeglądanie i modyfikowanie (lub oznaczanie) dokumentów w tym samym czasie. Powstały dokument jest obszerny, w tym wszystkie dodatki użytkowników. Współpraca w ramach systemów zarządzania dokumentami oznacza, że ​​różne znaczniki każdego użytkownika podczas sesji współpracy są rejestrowane, co umożliwia monitorowanie historii dokumentów.
Wersjonowanie Wersjonowanie to proces, w którym dokumenty są wprowadzane lub wyprowadzane z systemu zarządzania dokumentami, umożliwiając użytkownikom odzyskanie poprzednich wersji i kontynuowanie pracy od wybranego punktu. Wersjonowanie jest przydatne w przypadku dokumentów, które zmieniają się w czasie i wymagają aktualizacji, ale może być konieczne powrót do poprzedniej kopii lub odwołanie się do niej.
Badawczy Wyszukiwanie znajduje dokumenty i foldery przy użyciu atrybutów szablonu lub wyszukiwania pełnotekstowego. Dokumenty można przeszukiwać za pomocą różnych atrybutów i treści dokumentu.
Wyszukiwanie sfederowane Odnosi się to do możliwości rozszerzenia możliwości wyszukiwania w celu uzyskania wyników z wielu źródeł lub z wielu systemów DMS w przedsiębiorstwie.
Wydawniczy Publikowanie dokumentu wiąże się z procedurami korekty , recenzowania , autoryzacji, drukowania, zatwierdzania itp. Czynności te zapewniają rozwagę i logiczne myślenie. Jakiekolwiek nieostrożne obchodzenie się może spowodować niedokładność dokumentu, a tym samym wprowadzić w błąd lub zdenerwować jego użytkowników i czytelników. W branżach regulowanych prawem niektóre procedury muszą zostać zakończone, o czym świadczą odpowiednie podpisy i data(-y) podpisania dokumentu. Więcej informacji można znaleźć w sekcjach ISO ICS 01.140.40 i 35.240.30.

Opublikowany dokument powinien mieć format, który nie da się łatwo zmienić bez określonej wiedzy lub narzędzi, a mimo to jest tylko do odczytu lub przenośny.

Reprodukcja papierowa Powielanie dokumentów/obrazów jest często konieczne w ramach systemu zarządzania dokumentami i należy wziąć pod uwagę obsługiwane przez niego urządzenia wyjściowe i możliwości powielania.

Normalizacja

Wiele stowarzyszeń branżowych publikuje własne listy określonych standardów kontroli dokumentów, które są stosowane w ich określonej dziedzinie. Poniżej znajduje się lista niektórych odpowiednich dokumentów ISO. Działy ICS 01.140.10 i 01.140.20. ISO opublikowało również szereg norm dotyczących dokumentacji technicznej , objętej działem 01.110.

  • ISO 2709 Informacje i dokumentacja - Format wymiany informacji
  • ISO 15836 Informacje i dokumentacja - zestaw elementów metadanych Dublin Core
  • ISO 15489 Informacje i dokumentacja - Zarządzanie rekordami
  • ISO 21127 Informacje i dokumentacja - ontologia odniesienia do wymiany informacji o dziedzictwie kulturowym
  • ISO 23950 Informacje i dokumentacja - Pobieranie informacji (Z39.50) - Definicja usługi aplikacji i specyfikacja protokołu
  • ISO 10244 Zarządzanie dokumentami - Bazowanie i analiza procesów biznesowych
  • ISO 32000 Zarządzanie dokumentami - Przenośny format dokumentu
  • ISO/IEC_27001 Specyfikacja systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji

Kontrola dokumentów

Przepisy rządowe wymagają, aby firmy działające w niektórych branżach kontrolowały swoje dokumenty. Branże te obejmują księgowość (na przykład: 8 Dyrektywa UE , Ustawa Sarbanes-Oxley ), bezpieczeństwo żywności (np. Ustawa o modernizacji bezpieczeństwa żywności w USA), ISO (wspomniane powyżej), produkcja urządzeń medycznych ( FDA ), produkcja krwi, komórki i produkty tkankowe (FDA), opieka zdrowotna ( JCAHO ) oraz technologia informacyjna ( ITIL ). Niektóre branże działają zgodnie z bardziej rygorystycznymi wymogami kontroli dokumentów ze względu na rodzaj informacji, które przechowują w celu zachowania prywatności, gwarancji lub innych ściśle regulowanych celów. Przykłady obejmują chronione informacje zdrowotne (PHI) zgodnie z wymogami HIPAA lub dokumenty projektu budowlanego wymagane w okresach gwarancyjnych. Plan strategiczny systemów informatycznych (ISSP) może kształtować organizacyjne systemy informacyjne w okresach średnio- i długoterminowych.

Dokumenty przechowywane w systemie zarządzania dokumentami — takie jak procedury, instrukcje pracy i deklaracje dotyczące zasad — stanowią dowód dokumentów znajdujących się pod kontrolą. Nieprzestrzeganie może spowodować grzywny, utratę działalności lub utratę reputacji firmy.

Poniżej przedstawiono ważne aspekty kontroli dokumentów:

  • przeglądanie i zatwierdzanie dokumentów przed wydaniem
    • recenzje i zatwierdzenia
  • zapewnienie, że zmiany i poprawki są wyraźnie identyfikowane,
  • zapewnienie, że odpowiednie wersje odpowiednich dokumentów są dostępne w ich „punktach użycia”
  • zapewnienie, że dokumenty pozostają czytelne i identyfikowalne
  • zapewnienie, że dokumenty zewnętrzne (takie jak dokumenty dostarczone przez klienta lub podręczniki dostawcy) są identyfikowane i kontrolowane;
  • zapobieganie „niezamierzonemu” wykorzystaniu przestarzałych dokumentów

Zintegrowany DM

Zintegrowane zarządzanie dokumentami obejmuje technologie, narzędzia i metody wykorzystywane do przechwytywania, zarządzania, przechowywania, przechowywania, dostarczania i usuwania „dokumentów” w całym przedsiębiorstwie. W tym kontekście „dokumenty” to dowolne z niezliczonych zasobów informacyjnych, w tym obrazy, dokumenty biurowe, grafiki i rysunki, a także nowe obiekty elektroniczne, takie jak strony internetowe, wiadomości e-mail, wiadomości błyskawiczne i wideo.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami

Dokumenty papierowe są od dawna używane do przechowywania informacji . Jednak papier może być kosztowny, a jeśli jest używany w nadmiernych ilościach, może być marnotrawstwem. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami to nie tylko narzędzie, ale pozwala użytkownikowi zarządzać dostępem, śledzić i edytować przechowywane informacje. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami to elektroniczna szafka, której można używać do organizowania wszystkich plików papierowych i cyfrowych. Oprogramowanie pomaga firmom łączyć papier z plikami cyfrowymi i przechowywać je w jednym centrum po zeskanowaniu i zaimportowaniu formatów cyfrowych . Jedną z najważniejszych zalet cyfrowego zarządzania dokumentami jest „bezpieczne w razie awarii” środowisko do ochrony wszystkich dokumentów i danych.

Zobacz też

Bibliografia

Zewnętrzne linki