Szafka na dokumenty - Filing cabinet
Szafki zgłoszenia (lub czasami szafki plik w amerykańskim angielskim ) jest kawałek mebli biurowych do przechowywania dokumentów papierowych na segregatory . W najprostszym kontekście jest to obudowa do szuflad, w których przechowywane są przedmioty. Dwie najczęstsze formy szafek na akta to teczki pionowe i teczki boczne. Pionowa szafka na akta ma szuflady, które wystają z krótszego boku (zazwyczaj 15 cali lub 380 mm) szafki. Boczna szafka na akta ma szuflady, które wystają z dłuższego boku (różne długości) szafki. Są one również nazywane w Wielkiej Brytanii filtrami bocznymi . Są też teczki półkowe, które trafiają na półki. W Stanach Zjednoczonych szafki na akta są zwykle budowane tak, aby pomieścić papier 8,5 × 11 , aw innych krajach szafki na akta są często zaprojektowane do przechowywania innych rozmiarów papieru, takich jak papier A4 .
Budowa
Biurowe szafki na dokumenty są zazwyczaj wykonane z blachy lub drewna. Do szuflady zwykle używają slajd szuflady w celu ułatwienia otwierania szuflady, który obejmuje „outstop”, aby zapobiec wyciągnął szufladę z czym całkowicie z szafy. Aby otworzyć szufladę w większości metalowych szafek na dokumenty, należy nacisnąć mały mechanizm przesuwny zwany „klapką”, aby zwolnić i otworzyć szufladę. Każda szuflada posiada uchwyt do chwytania i wyciągania szuflady. Na przedniej powierzchni każdej szuflady znajduje się zwykle uchwyt na etykietę, aby umożliwić użytkownikowi identyfikację zawartości szuflady.
Wiele szafek na dokumenty zawiera zamek na klucz, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do przechowywanych dokumentów. Istnieją dwa rodzaje zamków. „Zamek krzywkowy” aktywowany jest kluczem, który obraca zamek. „Zamek nurnikowy” jest otwierany za pomocą klucza, ale można go zamknąć po prostu naciskając korpus zamka. Zamek nurnikowy pozwala użytkownikowi na szybkie zamknięcie i zablokowanie kilku szafek w krótkim czasie.
Niektóre szafki na akta mają z tyłu każdej szuflady metalową płytkę lub konstrukcję drucianą, znaną jako blok popychacza. Blok popychacza można przesunąć do przodu, aby zmniejszyć długość szuflady, dzięki czemu znajdujące się w niej segregatory pozostają w pozycji pionowej i znajdują się z przodu szuflady, co zapewnia łatwiejszy dostęp.
Plik poziomy
Amerykański wynalazca Henry Brown opatentował „pojemnik do przechowywania i przechowywania dokumentów” 2 listopada 1886 roku. Był to bezpieczny w razie pożaru i wypadku pojemnik wykonany z kutego metalu, który można było zamknąć zamkiem. Wyjątkowe było to, że dokumenty były odseparowane.
Plik pionowy
Wynalezienie pilnika pionowego pozostaje nierozwiązaną zagadką. Sekcja „Pionowa szafa na akta” na stronie internetowej Muzeum Dawnego Biura rozpoczyna się od omówienia błędnych wniosków wysoce wiarygodnych „źródeł wtórnych”, dotyczących pochodzenia pionowego segregowania. Źródła wtórne podają, że na Światowej Wystawie w 1893 r. wręczono złoty medal dla archiwum pionowego. Early Office Museum nie znalazło dowodów na poparcie tych twierdzeń. Jednak informacje przedstawione w dyskusji na temat pionowych szafek na dokumenty w Early Office Museum sugerują, że komercyjne wprowadzenie pionowego segregowania mogło nastąpić w 1900 r., kiedy firma nazwała Library Bureau (założone w 1876 roku, później oddział Remington Rand ) opublikowało katalog, który zawierał pionową szafkę na akta.W 1902 roku Library Bureau złożyło patent amerykański, w którym uznano Davida E. Huntera za wynalazcę.
Badania przeprowadzone przez Ester Ellen-Poe potwierdziły odkrycia The Early Office Museum i sugerują, że najbardziej wiarygodne twierdzenie o wynalezieniu pionowego segregowania, jakie znamy dzisiaj, wydaje się być przez Library Bureau. Broszura Biura Bibliotecznego z 1903 r. zatytułowana „Biblioteczne systemy archiwizacji pionowej z wymiennymi szafkami jednostkowymi” zaczyna się od: „Segregowanie pionowe, jak powstało [podkreślenie dodane] i udoskonalone przez Biuro Biblioteczne, jest najbardziej kompletną, dokładną i praktyczną metodą, jaką kiedykolwiek wynaleziono. [podkreślenie dodane] za opiekę nad korespondencją, katalogami, raportami, fakturami, zamówieniami, duplikatami rachunków i luźnymi kartkami lub wszelkiego rodzaju papierami dla każdej firmy — dużej, małej lub szczególnej.").
Oprócz Biura Bibliotecznego pierwszymi producentami pionowych szaf na akta byli Globe-Wernicke, Yawman and Erbe Manufacturing Company oraz Art Metal Construction Company.
Przed wprowadzeniem komercyjnych pionowych szafek na dokumenty firmy trzymały papiery w kopertach, z kolei przechowywane w rzędach przegródek, często przy ścianach. Znajdowanie i otwieranie kopert oraz rozkładanie dokumentów było kłopotliwe i nieefektywne. Jednak koncepcja pionowego składania dokumentów była wyraźnie praktykowana już w 1895 roku, kiedy WA Cooke Jr. wydał patent USA (533053) na A Receptacle for Letters or Other Papers.
Po II wojnie światowej firma Home-O-Nize została założona w Muscatine w stanie Iowa, aby zapewnić pracę powracającym weteranom. Założona w celu produkcji stalowych szafek kuchennych, firma szybko zetknęła się z rzeczywistością ograniczonej dostępności stali. Tak więc firma zaczęła wytwarzać produkty dla innych. W końcu zabezpieczono niewielką ilość stali i firma rozpoczęła produkcję stalowych pudełek na karty indeksowe. Wkrótce zaczęto produkować większe szafy, w tym szafki na akta. Zaprojektowany tak, aby zminimalizować ilość stali, produkt był niezwykle opłacalny i odniósł ogromny sukces komercyjny. Home-O-Nize nigdy nie produkowało szafek kuchennych, aw 1961 roku nazwa firmy została zmieniona na HON. Obecnie The HON Company , oddział firmy HNI Corporation, jest głównym producentem i sprzedawcą szaf na dokumenty w Ameryce Północnej.
Zapotrzebowanie na szafki na akta znacznie wzrosło w wyniku komercyjnej dystrybucji maszyn kserograficznych, która rozpoczęła się w 1950 roku. Wydarzenie to umożliwiło pracownikom biurowym „posiadanie własnej kopii” materiałów drukowanych. Innym wpływem jest rozszerzenie przepisów rządowych, które wymagają od firm tworzenia i przechowywania formularzy i innych dokumentów. Niektórzy prognostyczni sugerują, że przyszłość szafy na dokumenty jest wątpliwa, ponieważ elektroniczne systemy archiwizacji mnożą się i stają się tańsze. Niemniej jednak większość firm wciąż kupuje systemy komputerowe z możliwością drukowania. O ile ten trend nie zostanie odwrócony, składanie dokumentów jest nadal realną praktyką.
W Stanach Zjednoczonych są one dostępne w dwóch rozmiarach: dla papieru w formacie Letter i papieru w rozmiarze Legal . Najnowocześniejsze szafki na dokumenty pionowe przeznaczone do użytku komercyjnego w USA są produkowane w wersjach dwu-, trzy-, cztero- i pięcioszufladowych o głębokościach 25, 26+1 ⁄ 2 i 28 cali (640, 670 i 710 mm). Szuflady są zwykle podparte na trzyczłonowym systemie zawieszenia, który umożliwia pełne wysunięcie szuflady w celu pełnego dostępu.
Pionowy plik z czterema szufladami, szerokość liter, to wersja kupowana przez większość firm. Dwuszufladowy segregator sprzedawany jest głównie do użytku obok biurka. Pilnik z pięcioma szufladami jest najczęściej kupowany przez władze federalne, stanowe i lokalne (w wersji o głębokości 28 cali lub 710 mm), ponieważ zazwyczaj zapewnia najniższy koszt na cal. Teczki z trzema szufladami, najmniej popularna wersja, mają tę zaletę, że znajdują się na wysokości „blatu”, dzięki czemu użytkownicy końcowi mogą łatwo pobierać teczki i wykorzystywać górną część szafki jako obszar roboczy do sprawdzania zawartości akt.
Szuflady większości pionowych szafek na dokumenty są przystosowane do zawieszania teczek na dokumenty, ponieważ zdominowały one sposób, w jaki większość użytkowników przechowuje informacje. Niektóre pliki nadal mają „blok obserwujący” w każdej szufladzie. Jest to urządzenie, które reguluje pozorną głębokość wnętrza szuflady tak, aby teczki trzymane były w szufladzie w pozycji pionowej. Są to spuścizny po czasach, kiedy większość archiwizacji odbywała się za pomocą folderów manila, a nie zawieszonych plików.
Do biur domowych lub do lżejszych zastosowań, pilniki pionowe są produkowane w wersjach o głębokości 18 cali (460 mm). Zazwyczaj mają one zawieszki dwuczłonowe, a szuflady nie wysuwają się w pełni.
Pilnik boczny
Pilniki boczne mają zazwyczaj głębokość 20 cali (510 mm) i są produkowane w szerokościach 30,-36 i-42 cali (760, 910 i 1070 mm) oraz w wersjach z 2, 3, 4 i 5 szufladami . Wersja z dwiema szufladami o szerokości 30 cali (760 mm) jest popularna do użytku wewnątrz stanowisk roboczych w boksach, ponieważ została zaprojektowana tak, aby pasowała pod lub obok powierzchni roboczych boksów. Logika korzystania z plików 3-, 4- i 5-szufladowych jest podobna do logiki stosowania plików pionowych. W przeciwieństwie do pilników pionowych, większość pilników bocznych umożliwia segregowanie z boku na bok lub od przodu do tyłu.
W przypadku plików w formacie Letter ułożonych od przodu do tyłu najskuteczniejsze są teczki o szerokości 30 i 42 cali (760 i 1070 mm), ponieważ włączona jest maksymalna liczba plików na szafkę. Pilnik o szerokości 36 cali (910 mm), z segregowaniem o szerokości liter od przodu do tyłu, nie ma większej pojemności niż odpowiedni pilnik o szerokości 30 cali (760 mm), ponieważ dodatkowa przestrzeń zostałaby zmarnowana.
Niektórzy użytkownicy wolą segregować z boku na bok, ponieważ mogą przeszukiwać zakładki indeksu z pozycji siedzącej. Pliki boczne o pełnej szerokości mogą pomieścić tę konfigurację, chociaż pojemność pliku jest nieco mniejsza.
Zaletą pilników bocznych jest to, że dostęp i przeglądanie wszystkich pilników może być łatwiejszy niż w przypadku pilnika pionowego, ponieważ szuflady nie wysuwają się tak daleko.
W większości przypadków górna „piąta szuflada” pięcioszufladowego segregatora bocznego to klapki z wysuwaną półką , ponieważ większość ludzi nie byłaby w stanie uzyskać dostępu do górnej części szuflady na tej wysokości.
Plik półki
Teczka na półki to szafka zaprojektowana tak, aby pomieścić foldery z zakładkami z boku, a nie na górze. Szafka nie posiada szuflad, jedynie półki. Niektóre teczki z półkami są dostarczane z drzwiami, które chowają się do szafki. Szafy te mają zazwyczaj głębokość 12 cali (300 mm) lub 18 cali (460 mm), odpowiednio na teczki o rozmiarze Letter lub Legal. Podobnie jak pilniki boczne, są one produkowane w szerokościach 30 cali (760 mm), 36 cali (910 mm), 42 cale (1100 mm) i 45 cali (1100 mm), ale zwykle są instalowane tylko w 5-wysokich i 6-wysokich Aplikacje.
W plikach z zakładkami bocznymi często używane są kody kolorów, które reprezentują alfanumeryczny system archiwizacji. Ta metodologia jest sposobem na zapewnienie, że pliki, które są często pobierane i zwracane, są łatwe do znalezienia i nie zgubią się. Znalezienie pliku jest łatwe, ponieważ kolorowe zakładki łatwo prowadzą ludzkie oko do odpowiedniego miejsca w systemie plików. Podobnie niewłaściwie umieszczony folder jest oczywisty, ponieważ niewłaściwy kod koloru jest oczywisty dla użytkownika.
Firmy takie jak lekarze, dentyści, weterynarze, policja i agencje rządowe używają kartotek półek i folderów z zakładkami końcowymi do zarządzania dużymi systemami archiwizacji.
Warianty tradycyjnych teczek z półkami, zaprojektowane z myślą o zapewnieniu zwiększonej pojemności dla danej powierzchni podłogi, obejmują systemy magazynów obrotowych .
Specyfikacje
W Stanach Zjednoczonych podstawowym standardem dla szafek na dokumenty pionowe jest standard X5.3 organizacji Business and Institutional Furniture Manufacturer's Association (BIFMA). BIFMA utrzymywała osobny Standard X5.2 dla bocznych szafek na dokumenty, ale ten standard został wycofany. Normy określają między innymi wymagania dotyczące stabilności, trwałości i wytrzymałości szafy. General Administration Services (GSA) utrzymuje również standardy dla pionowych i bocznych szafki ze stali, AA-AA-3186 i 3187 odpowiednio. Standardy GSA definiują dwa rodzaje szaf na dokumenty, średnie i ciężkie. Odnoszą się do standardu BIFMA dla szaf o średnim obciążeniu i zapewniają dodatkowe wymagania dotyczące wydajności dla szaf o dużym obciążeniu. GSA odpowiada również za utrzymanie standardów szaf na akta i pojemników bezpieczeństwa do przechowywania materiałów niejawnych; więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule dotyczącym informacji niejawnych w Stanach Zjednoczonych .
W Wielkiej Brytanii wymiary i niektóre aspekty sztywności, konstrukcji i bezpieczeństwa są objęte normami BS 4438:1969 i BS EN 14073-2:2004 . Normy bezpieczeństwa dotyczą w szczególności stabilności przy całkowicie otwartych szufladach. Mechanizmy blokujące uniemożliwiające otwarcie dwóch szuflad jednocześnie nie są obowiązkowe, ale odpowiedzialność pracodawcy wynikająca z ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy jest wskazana. W innych krajach UE norma zharmonizowana EN 14073-2:2004 zostanie zatwierdzona przez odpowiednią agencję normalizacyjną, taką jak DIN w Niemczech .
W Australii szafki na dokumenty powinny być zgodne z AS 5079 zmodyfikowaną wersją ANSI BIFMA X5.2-1997 .
Składanie poza USA
Firmy spoza USA oferują szafki na dokumenty, które pozwalają na użycie papieru A4 oprócz formatu Letter. Podwójne szafki na akta mają szuflady, z których każda może pomieścić dwa stojaki na foldery obok siebie.
Wiele europejskich firm projektuje systemy segregowania, które mieszczą tylko teczki wiszące; nie ma dna szuflad. W Stanach Zjednoczonych większość szuflad na akta nadal ma dno w szufladach, dzięki czemu można przechowywać materiały dowolnego rodzaju.
Szafki na dokumenty w Wielkiej Brytanii różnią się nieco od amerykańskich szerokością szyn podtrzymujących teczki zawieszane, przy czym te amerykańskie są węższe; rozmiary brytyjskie są znane jako A4 , foolscap i A3.
Upadek
Ponieważ niektóre biura skłaniały się do pracy bez użycia papieru – tj. przechowywania coraz większej ilości informacji na komputerach, a nie na papierze – szafki na akta, a nawet inne meble biurowe do długoterminowego przechowywania archiwów, cieszyły się mniejszym popytem.
Zobacz też
Bibliografia
Rozdział 3, „Krótka historia segregowania pionowego”, w części Organizuj się w domu! Jak zawsze znaleźć to, czego szukasz, Ester Ellen-Poe, Kindle Edition, 2014 B00LBMY7WI