Zarządzanie projektami - Project governance

Zarządzanie projektami stanowi ramy zarządzania w którym decyzje projektowe są wykonane. Zarządzanie projektami jest kluczowym elementem każdej projekcie od zakresy odpowiedzialności i obowiązków związanych z działalnością danej organizacji jako zwykłe działania są określone w ich organizacyjnych ustaleń dotyczących zarządzania, rzadko robi równoważny ramy istnieją regulują rozwój swoich inwestycji kapitałowych (projektów). Na przykład, schemat organizacyjny stanowi dobrą wskazówkę, która w organizacji jest odpowiedzialny za jakiekolwiek określonej działalności operacyjnej organizacji prowadzącej. Ale jeśli organizacja ma opracowany specjalnie politykę zarządzania projektami, nie taki wykres może istnieć dla działalności rozwojowej projektu.

Dlatego rola rządów projektu jest stworzenie ram podejmowania decyzji, który jest logiczny, solidne i powtarzalne rządzić inwestycji kapitałowych organizacji. W ten sposób organizacja będzie musiała usystematyzowanego podejścia do prowadzenia zarówno jego jak zwykle działalności gospodarczej oraz jej zmiany lub projektu, działań.

Trzy filary zarządzania projektami

Ramy decyzyjny jest wspierany przez trzech filarach:

Struktura

To odnosi się do struktury komisji ładu. W pierwszej kolejności Zarząd Inwestycje że usankcjonowanie zasoby (kapitał, ludzkie i inne) do projektów. Po drugie komisja portfel, który gwarantuje, że prawo projekt są zaznaczone. Jak również nie będąc Projekt Nadzorcza lub projektu Komitet Sterujący , szersze środowisko ład może obejmować różne interesariuszy grupy i być może grup użytkowników. Dodatkowo, może być program, regulujące grupę powiązanych projektów, z których jest to jeden, a może jakaś forma portfela grupy podejmowania decyzji. Uprawnienia decyzyjne wszystkich tych komisjach i jak odnoszą się one muszą zostać ustanowione w polityce i dokumentacji procesowej. W ten sposób, zarządzanie projektu mogą być zintegrowane w szerszej arenie zarządzania.

Pozostałe Organami zawierać następujące elementy:

Zarządzanie funkcjonalne odpowiedzialne za zarządzanie taktyczne zespołu projektowego członków i ich pracy i rezultatów
Zespół projektowy dla zarządzania operacyjnego zasobów i działań projektowych
Przeglądu i badania funkcjonuje jako niezależny zarządzania procesowego i partii materiałów i jakości informacji
audyt finansowy dla niezależnego audytu zgodności finansowej

Ludzie

Skuteczność struktury komisji jest uzależniona od ludzi zamieszkujących różne komisje ładu. członków Komitetu ustala się ze względu na charakter projektu - inne czynniki wchodzą w grę przy ustalaniu członkostwa programowych i portfelowych desek - co z kolei określa, które role organizacyjne powinny być reprezentowane w komitecie.

Informacja

Dotyczy to informacji, które informuje decydentów i składa regularne sprawozdania na temat projektu, problemów i zagrożeń, które zostały eskalacja przez Kierownika Projektu i niektórych kluczowych dokumentów, które opisują projekt, z których najważniejszym jest business case.

podstawowe zasady zarządzania projektem

ramy ładu projekt powinien opierać się wokół kilku podstawowych zasad w celu zapewnienia ich skuteczności.

Zasada 1: Upewnij się jeden punkt odpowiedzialności za powodzenie projektu

Najbardziej podstawową odpowiedzialność projekt jest odpowiedzialność za powodzenie projektu. Projekt bez jasnego zrozumienia, kto przyjmuje odpowiedzialność za jej sukces nie ma wyraźnego lidera. Bez jasnej odpowiedzialności za powodzenie projektu, nie ma nikogo, osoba kierująca rozwiązanie trudnych problemów, które dręczą wszystkich projektów w pewnym momencie w ich życiu. spowalnia to również projekt podczas decydującej fazie inicjacji projektu, ponieważ nie ma jednej osoby do podjęcia ważnych decyzji koniecznych do umieszczenia projektu na solidnych podstawach. Pojęcie jeden punkt odpowiedzialności jest pierwsza zasada efektywnego zarządzania projektami.

Jednak to nie wystarczy, aby wyznaczyć kogoś, kto jest odpowiedzialny - właściwa osoba musi być odpowiedzialny. Istnieją dwa aspekty tego problemu. Odpowiedzialnego osoba musi posiadać odpowiednie uprawnienia w organizacji, aby zapewnić, że są uprawnione do decyzje niezbędne dla powodzenia projektu. Poza tym jest jednak fakt, że właściwa osoba z właściwym miejscu w organizacji zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Jeśli zostanie wybrana niewłaściwa osoba, projekt nie jest w lepszej sytuacji niż gdyby nikt nie był odpowiedzialny za jej sukces. Pojedyncza osoba, która przejmie odpowiedzialność za powodzenie projektu jest przedmiotem Zasada 2.

Zasada 2: Projekt niezależną własność własności aktywów, własności usługi lub inna grupa interesariuszy

Często organizacje wspierania tworzenia projektu właściciel roli właściciela serwisu lub właściciela aktywów z celem zapewnienia większej pewności, że projekt spełni podstawowe Potrzeby te wlasciciela, który jest również krytyczna miarą sukcesu projektu. Jednak wynik tego podejścia może obejmować marnotrawnych , zakres inkluzje oraz niemożność osiągnięcia alternatywne wymagania klientów i interesariuszy:

Przywilej wątpienia przejdzie do interesariuszy przydzielonego z odpowiedzialnością Projekt Owner wypaczenia wyników projektu;
Wymagania właściciela projektu otrzymują mniej kontroli, zmniejszając innowacyjność i zmniejszenie efektywności rezultatów;
Różne zestawy umiejętności otaczają projektu własności, własności aktywów i usługi własności umieszczenie podejmowania decyzji projekt dźwięku i procedury na ryzyko;
potrzeby operacyjne zawsze pierwszeństwo, umieszczenie projektu na ryzyko zaniedbywane podczas takich chwilach;
warunkowe projektu są zagrożone są przydzielone do dodatkowej zakres dla interesariuszy projektu przeznaczono własności.

Jedyny sprawdzony mechanizm dla zapewnienia projekty zaspokojenia potrzeb klientów i interesariuszy, przy jednoczesnej optymalizacji jakości do ceny, jest przyznanie prawa własności projektu do specjalistycznej stron, które w przeciwnym razie nie byłoby zainteresowanych stron do projektu. Jest to zasada nr 2 z zarządzania projektami.

Projekt Właściciel zajmuje pod względem jasnych który zarysować organizacjom kluczowe obszary wynik i widoki organizacji kluczowych interesariuszy projektu. Często organizacje ustanawiają zarządzania Komitetu projektów, które identyfikuje istnienie projektów i powołuje właścicieli projektów, jak najszybciej w życiu projektu, ustanawia komitety projektowe stanowiące podstawę klienta i zaangażowania interesariuszy, określa główne obszary wyników dla projektu zgodne z wartościami organizacji, a nadzoruje realizację projektów. Parametry te są powszechnie wyszczególnione w planie zarządzania projektem, który pozostaje na miejscu przez cały okres realizacji projektu (i różni się od planu zarządzania projektem, który jest bardziej szczegółowy i przychodzi tylko do istnienia w trakcie rozwoju projektu).

Projekty mają wiele zainteresowanych stron i skuteczne ramy zarządzania projekt musi uwzględniać ich potrzeby. w którym powinno nastąpić zasada Kolejne omawia sposób.

Zasada 3: Upewnij się, oddzielenie zarządzania interesariuszy projektu i działań decyzyjny

Sporządzanie skuteczności komitet decyzja może być traktowane jako odwrotnie proporcjonalna do jego wielkości. Może nie tylko duże komisje nie dokona szybkich decyzji, tych, to robi to często nieprzemyślane powodu szczególnych dynamiki grupowej podczas zabawy.

Jako przygotowywania projektu decyzji fora stają się większe, mają tendencję do morph do zarządzania interesariuszy grup. Gdy liczba wzrośnie, szczegółowe zrozumienie każdego uczestnika krytycznych zagadnień projektowych zmniejsza. Wielu z obecnych nie uczestniczyć w podejmowaniu decyzji, ale jako sposób dowiedzieć się, co dzieje się na projekcie. Nie tylko nie ma wystarczająco dużo czasu dla każdej osoby, aby ich punkt, ale z tymi najbardziej ważnego wejścia musi konkurować o czas i wpływy z tych tylko z zaangażowaniem obwodowej w projekcie. Dodatkowo nie wszyscy obecni będą miały ten sam poziom zrozumienia zagadnień i tak czas jest marnowany zaprowadzenie do prędkości na poszczególnych zagadnień omawiane. Stąd, dla wszystkich zamiarów i celów, duże komisje projektu składają bardziej jako forum zarządzania interesariuszy niż forum decyzyjnym projektu. Jest to poważny problem, kiedy projekt jest w zależności od komitet w celu dokonania szybkich decyzji.

Nie ma wątpliwości, że oba rodzaje działalności, projekt podejmowania decyzji i zarządzania interesariuszy, mają zasadnicze znaczenie dla powodzenia projektu. Kwestia jest taka, że są to dwie odrębne czynności i muszą być traktowane jako takie. Jest to trzecia zasada efektywnego zarządzania projektami. Jeśli to rozdzielenie można osiągnąć, będzie to uniknąć zatkania forum podejmowania decyzji z licznymi podmiotami poprzez ograniczenie jego przynależność do tylko tych wybranych interesariuszy absolutnie zasadnicze znaczenie dla jej sukcesu.

Zawsze istnieje obawa, że takie rozwiązanie doprowadzi do dalszego problemu jeśli niezadowolonych zainteresowane strony nie uważają ich potrzeby są zaspokajane. Cokolwiek zarządzanie interesariuszy mechanizm, który jest umieszczany w miejscu, musi odpowiednio zaspokojenia potrzeb wszystkich interesariuszy projektu. Będzie trzeba uchwycić ich wkład i poglądy i ich obawy ich satysfakcji. Można to osiągnąć częściowo poprzez przewodniczenie żadnej kluczowych grup interesariuszy przez przewodniczącego Zarządu Projektu. Gwarantuje to, że zainteresowane strony właściciela projektu (lub sro) mistrz swoje problemy i obawy w ramach Komitetu Sterującego.

Zasada 4: Zapewnienie oddzielenia zarządzania projektami i organizacyjnych struktur zarządzania

struktury zarządzania projektem zostały ustanowione właśnie dlatego, że uznaje się, że struktury organizacyjne nie zapewniają niezbędnych ram do dostarczenia projektu. Projekty wymagają elastyczność i szybkość podejmowania decyzji oraz hierarchiczne mechanizmy związane ze schematów organizacyjnych nie pozwalają na to. struktury zarządzania projektem przezwyciężyć poprzez rysowanie kluczowych decydentów z struktury organizacyjnej i umieszczenie ich na forum unikając w ten sposób seryjny proces decyzyjny związany z hierarchii.

W konsekwencji ramy zarządzania projektem ustalone dla projektu powinny pozostać oddzielone od struktury organizacyjnej. Uznaje się, że organizacja ma uzasadnione wymagania w zakresie raportowania i zaangażowania interesariuszy. Jednak dedykowane mechanizmy sprawozdawczości ustanowione w ramach projektu mogą dotyczyć poprzedniego i ram zarządzania projektem musi sama zająć drugie. Co należy unikać jest sytuacja, w której wymagane są decyzje Komitetu Sterującego lub płyty projektu zostać ratyfikowany przez jedną albo więcej osób w organizacji poza tą decyzją projektu podejmowania forum; albo objąć te osoby jako członkowie projektu decyzji organie lub całkowicie upoważniają obecnego zarządu komitetu sterującego / projektu. Płyta komitet sterujący / projekt jest odpowiedzialny za zatwierdzanie, przeglądu postępów i dostarczanie rezultatów projektu i jego zamierzone korzyści w związku z tym muszą mieć zdolność do podejmowania decyzji, które mogą popełnić zasobów i środków finansowych poza pierwotnym planem. Jest to ostateczna zasada efektywnego zarządzania projektami.

Przyjęcie tej zasady zminimalizuje wielowarstwowy proces decyzyjny oraz opóźnień i nieefektywności związane z nim. Zapewni to projekt organem decyzyjnym uprawnionej do podejmowania decyzji w odpowiednim czasie.

Dodatkowe i uzupełniające zasady ładu

Płyta posiada ogólną odpowiedzialność za zarządzanie zarządzanie projektami. Role, odpowiedzialność i kryteria skuteczności zarządzania zarządzania projektami są jasno zdefiniowane. Zasady zarządzania zdyscyplinowani, poparte odpowiednimi metodami i kontroli są stosowane w całym cyklu życia projektu. Spójne i podtrzymujące wykazano zależność między ogólną strategią biznesową i portfelem projektów.

Wszystkie projekty mają zatwierdzony plan zawierający punkty zezwolenia, w którym sprawa biznesu sprawdzeniu i zatwierdzeniu. Decyzje podejmowane w punktach wydawania zezwoleń są rejestrowane i przekazywane. Członkowie organów delegowanych zezwoleń mają wystarczającej reprezentacji, kompetencje, uprawnienia i zasoby, aby umożliwić im podejmowanie właściwych decyzji. Sprawa firma Projekt wspierany jest przez właściwego i realistycznej informacji, która zapewnia niezawodną podstawę do podejmowania decyzji o autoryzacji. Zarząd lub jego przedstawiciele delegowani zdecydować, kiedy wymagana jest niezależna kontrola projektów i systemów zarządzania projektami, i wdrożyć taką kontrolę odpowiednio.

Są jasno określone kryteria raportowania stanu projektu i do eskalacji zagrożeń i problemów do poziomów wymaganych przez organizację. Organizacja promuje kulturę poprawy i Franka wewnętrznego ujawniania informacji o projekcie. interesariuszy projektu zaangażowane są na poziomie, który jest współmierny do ich znaczenia dla organizacji oraz w sposób, który sprzyja zaufanie.

Zasady wielu projektów będących własnością

Wielu własność jest zdefiniowana jako projekt, w którym akcje planszowe ostateczna kontrola z innymi stronami. Zasady są następujące:

Nie powinno być formalnie uzgodnione rozwiązania w zakresie zarządzania
Nie powinno być pojedynczym punktem podejmowania decyzji dla projektu
Nie powinno być jasne i jednoznaczne podział władzy za reprezentowanie projektu w kontaktach z właścicieli, udziałowców i osób trzecich
Przypadek biznesowych projekt powinien obejmować uzgodnione i prąd, definicje celów projektu, rola każdego właściciela, ich motywację, wejść, władzy i odpowiedzialności
Każdy właściciel powinien upewnić się, że prawne kompetencje i obowiązki oraz zasady zarządzania wewnętrznymi współwłaścicieli, są zgodne z jego dopuszczalnych standardów ładu dla projektu
Nie powinno być projekt punktów wydawania zezwoleń i ograniczenia ograniczenia dać właścicielom niezbędnego stopnia kontroli nad projektem
Nie powinno być uzgodnione uznanie i podział lub podział nagród i zagrożeń, biorąc pod kontem możliwości wpływania na wynik i tworzenie zachęt do wspierania spółdzielnia zachowanie
kierownictwo projektu powinien wykorzystywać synergie wynikające z multi-własności i powinny aktywnie zarządzać potencjalne źródła konfliktu lub nieefektywności
Nie powinno być formalne porozumienie, które określa proces powoływać i konsekwencje dla aktywów i właścicieli, gdy istotna zmiana własności jest uważany
Raportowanie zarówno podczas realizacji projektu i korzyści powinna zapewnić rzetelny, we właściwym czasie, realne i istotne dane na temat postępów i osiągnięć, prognoz i ryzyk w zakresie wymaganym dla dobrego rządzenia * od właściciela
Powinien istnieć mechanizm w celu powołać niezależnego przeglądu lub kontroli, gdy jest w uzasadnionych interesów jednego lub kilku właścicieli projektów.
Nie powinno być procesem rozwiązywania sporów uzgodniony pomiędzy właścicielami, który nie zagraża realizacji celów projektu.

role

Kluczową rolę w zarządzaniu projektami jest to, że od sponsora projektu . Sponsor Projekt ma trzy główne obszary odpowiedzialności, które są na pokładzie, kierownik projektu i interesariuszy projektu.

Tablica

Na płycie, sponsor zapewnia przywództwo w kulturze i wartościach, posiada sprawy biznesowe, utrzymuje projektu jest związana ze strategią i portfelowych kierunku organizacji, reguluje ryzyko projektu, współpracuje z innymi sponsorami, skupia się na realizacji świadczeń, zaleca możliwości optymalizacji kosztów / korzyści, zapewnia ciągłość sponsoringu, zapewnia pewność i zapewnia sprzężenie zwrotne i wnioski.

Kierownik projektu

Dla kierownika projektu, sponsor zapewnia szybkich decyzji, wyjaśnia podejmowania decyzji ramowej, wyjaśnia, priorytetów i strategii biznesowych, komunikuje zagadnień biznesowych, zapewnia środki, wzbudza zaufanie, zarządza relacjami i promuje etyczne pracy.

uczestników projektu

Dla innych interesariuszy projektu, sponsor projektu angażuje interesariuszy, reguluje komunikację z interesariuszami, kieruje relacje z klientem, kieruje zarządzania użytkownikami, kieruje zarządzania dostawcami i rozstrzyga pomiędzy zainteresowanymi stronami.

Elementy

Projekt ład będzie:

Zarys relacji pomiędzy wszystkimi grupami wewnętrznych i zewnętrznych biorących udział w projekcie
Opisać prawidłowy przepływ informacji dotyczących projektu do wszystkich zainteresowanych stron
Zapewnienia odpowiedniego przeglądu problemów napotykanych w ramach każdego projektu
Upewnij się, że wymagane atesty i kierunek dla projektu uzyskuje się na każdym odpowiednim etapie projektu.

Ważne specyficzne elementy dobrego zarządzania projektem obejmują:

Ciekawa sprawa biznesu , podając obiektów projektu i określenie zakresu i w-out-of-zakresie aspektów
Mechanizm oceny zgodności zrealizowanego projektu do swoich pierwotnych celów
Identyfikacji wszystkich interesariuszy zainteresowanych projektem
Określony sposób komunikacji na każdy podmiot
Zestaw biznesowych -level wymagań uzgodnionych przez wszystkich interesariuszy
Uzgodnione specyfikacje dla produktów projektu
Powołanie kierownika projektu
Jasny podział ról projektowych i odpowiedzialności
Prąd, opublikowany plan projektu , który obejmuje wszystkie etapy projektu od rozpoczęcia projektu poprzez tworzenie na przejście do operacji.
System precyzyjnego STATUS- górę i postępu raportowania w tym ewidencji czasu pracy .
Centralne repozytorium dokumentów dla projektu
Centralnie odbyło słowniczek terminów projektu
Sposób zarządzania i rozwiązywania problemów, które powstają w trakcie realizacji projektu
Proces rejestracji i komunikacji ryzyk zidentyfikowanych w trakcie projektu
Standardowa dla przeglądu jakości kluczowych dokumentów ładu i projektu rezultatów .

Zobacz też

Przekroczenie kosztów

Referencje

Patrick S. Renz: „Projekt Ład. Wdrożenie ładu korporacyjnego i etyki biznesu w organizacjach non-profit” Heidelberg: Physica-Verl., 2007. (Składki Economics)
Ralf Müller: "Zarządzanie projektami". Aldershot, UK: Gower Publishing, 2009. ISBN 978-0-566-08866-7 .

Languages

In other projects