Wirtualna współpraca - Virtual collaboration
Współpraca wirtualna to metoda współpracy między członkami zespołu wirtualnego, która odbywa się za pośrednictwem komunikacji za pośrednictwem technologii. Współpraca wirtualna przebiega według tego samego procesu co współpraca, ale strony zaangażowane we współpracę wirtualną nie wchodzą w fizyczne interakcje i komunikują się wyłącznie za pośrednictwem kanałów technologicznych. Rozproszone zespoły wykorzystują współpracę wirtualną do symulacji transferu informacji podczas spotkań twarzą w twarz, komunikując się wirtualnie za pomocą środków werbalnych, wizualnych, pisemnych i cyfrowych.
Współpraca wirtualna jest powszechnie stosowana przez rozproszone na całym świecie zespoły biznesowe i naukowe. Idealnie, wirtualna współpraca jest najbardziej efektywna, gdy może symulować bezpośrednią interakcję między członkami zespołu poprzez transfer informacji kontekstowych, ale ograniczenia technologiczne w udostępnianiu pewnych typów informacji uniemożliwiają wirtualnej współpracy tak efektywną, jak bezpośrednia interakcja .
Charakterystyka
Dzielenie się informacjami: Współpraca z definicji jest procesem gromadzenia wiedzy z różnych stron w kierunku wspólnego celu. Wirtualna współpraca ma na celu umożliwienie wymiany wiedzy między stronami, które nie mogą wymieniać informacji ze względu na fizyczną separację. Platformy wirtualnej współpracy umożliwiają przesyłanie różnych typów informacji między współpracownikami w celu osiągnięcia wspólnego celu.
Współpracownicy rozproszeni: Współpracownicy w ramach współpracy wirtualnej są fizycznie oddzieleni od siebie i mogą współdziałać tylko wirtualnie. Możliwość fizycznej interakcji z członkiem zespołu zapewnia wiele korzyści, których nie może zapewnić wirtualna współpraca, i eliminuje potrzebę spotkań wirtualnych (dzielenie się kontekstem, relacje międzyludzkie itp.). Współpracownicy mogą spotykać się fizycznie, ale interakcja poza platformą wirtualną może zmienić dynamikę współpracy i sklasyfikować ją jako niewirtualną.
Oparte na technologii: ponieważ wirtualni współpracownicy nie mogą fizycznie wchodzić w interakcje, używają technologii do udostępniania informacji za pośrednictwem kilku mediów. Większość platform do współpracy wirtualnej jest obsługiwana przez Internet, na przykład poczta e-mail, wideokonferencje i wirtualne przestrzenie robocze. Konferencje audio mogą być również środkiem wirtualnej współpracy, ponieważ informacje są udostępniane przez telefon lub inne urządzenie audio.
Rodzaje
1- Synchroniczna: współpraca synchroniczna ma miejsce, gdy członkowie zespołu są w stanie natychmiast dzielić się informacjami i pomysłami. Przykłady synchronicznej współpracy wirtualnej obejmują komunikatory, pokoje rozmów oraz konferencje wideo lub audio (patrz rysunek 1).
2- Asynchroniczna: Asynchroniczna współpraca ma miejsce, gdy członkowie zespołu komunikują się bez możliwości natychmiastowego reagowania na wiadomości lub pomysły. Przykłady asynchronicznej współpracy wirtualnej obejmują pocztę e-mail, tablice dyskusyjne, oprogramowanie do pracy grupowej specyficzne dla aplikacji lub współużytkowane bazy danych (patrz rysunek 1).
Zalety
Łączenie wiedzy specjalistycznej: Wirtualna współpraca zapewnia ekspertom więcej możliwości dołączenia do grup projektowych, w których ich wiedza może być najlepiej wykorzystana, oraz uzupełnienia ich o innych ekspertów, których wiedza przyczynia się do osiągnięcia wspólnego celu. Wirtualna współpraca umożliwia tworzenie zespołów w oparciu o tematykę i wiedzę, bez ograniczania fizycznej bliskości współpracowników. Zasoby wiedzy specjalistycznej za granicą są znacznie większe niż w większości lokalnych zespołów, co oznacza, że wirtualna współpraca daje zespołom możliwość dodania eksperta o wysokiej jakości, który pasuje do potrzeb zespołu. Świadczy o tym fakt, że rozproszone zespoły z rekrutowanymi ekspertami mają zwykle wyższe zarobki netto niż zespoły lokalne z lokalnym ekspertem.
Opłacalność: w porównaniu ze spotkaniami twarzą w twarz rozproszonych członków grupy, wirtualna współpraca jest znacznie mniej kosztowna. Czas i koszty związane z transportem w celu fizycznego zgromadzenia członków zespołu z różnych lokalizacji geograficznych mogą być znacznie wyższe niż koszt wirtualnej aplikacji do współpracy. Oprogramowanie używane do łączenia rozproszonych zespołów można znaleźć bezpłatnie w Internecie, a bardziej funkcjonalne i wyspecjalizowane aplikacje mają jednorazowy koszt lub płatną subskrypcję.
Niedogodności
Niższa siła grupowa: Wirtualna współpraca ogranicza interakcje między członkami zespołu, co prowadzi do nieefektywnej dyskusji i przyjęcia opcji, które są bardziej ryzykowne i być może mniej rozważane w komunikacji twarzą w twarz, ponieważ to złożone zadanie staje się bardziej złożone w VC. Ponadto, ze względu na anonimowość eksperta i niewidoczność wpływu statusu, pojawia się wiele problemów, takich jak presja na dostosowanie się, brak uznania dla wyników i mogą mieć znaczący wpływ na procesy i wyniki grupy.
Zmniejszona spójność: spójne grupy są generalnie ciepłe, towarzyskie i osobiste, jeśli chodzi o interakcje z innymi członkami grupy. Ale w przypadku współpracy wirtualnej ludzie mają zwykle więcej konfliktów wewnątrzgrupowych niż F2F, jest to spowodowane wymianą mniejszej liczby uwag społecznych i mniejszym uczestnictwem.
Słaba satysfakcja: ponieważ 93% znaczenia jest zawarte w wskazówkach mimicznych i głosowych, a nie w tekście. Dlatego technologie takie jak współpraca wirtualna są pozbawione wyrazu twarzy, intonacji głosu i wskaźnika zrozumienia, dlatego członkowie zespołu współpracujący wirtualnie nie mają zaufania i satysfakcji.
Ograniczenia technologiczne: ponieważ technologia nie jest w stanie przekazać ważnych informacji, takich jak kontekst i wyrażanie emocji, zespoły mają ograniczone podstawy wiedzy i relacji międzyludzkich. Wiele wad związanych ze współpracą wirtualną jest takich samych, jak w przypadku grup wirtualnych, ponieważ grupy wirtualne nie mogą fizycznie ze sobą współdziałać. Technologia, która nie wspiera efektywnie zdolności współpracowników lub procesu współpracy, spowoduje „utratę sygnału” lub znaczne zmniejszenie mocy wirtualnej współpracy
Poleganie na technologii: Wszelkie problemy, które pojawiają się w związku z technologią, mogą utrudniać wspólne wysiłki ze względu na całkowite uzależnienie wirtualnej współpracy od technologii komunikacji. Zespoły, które nie rozumieją, jak korzystać z technologii wirtualnej współpracy, nie mogą wykonywać swoich zadań tak wydajnie i mają wyższy poziom frustracji. Awarie w technologii komunikacyjnej mogą również utrudniać postęp zadań. Ponadto niekompatybilna lub różna technologia używana przez członków zespołu może utrudniać wykonanie zadania.
Komunikacja asynchroniczna i opóźniona: Współpracownicy, którzy są współzależni od informacji innych, mogą napotkać problemy z powodu braku synchronizacji z powodu technologii. Komunikacja asynchroniczna nie zapewnia członkom zespołu ciągłych aktualizacji w czasie rzeczywistym, co może prowadzić do problemów z koordynacją i sekwencjonowaniem zadań. W przypadku wideokonferencji i telekonferencji opóźnienia spowodowane komunikacją za pośrednictwem technologii mogą powodować zamieszanie między współpracownikami. Takie problemy z koordynacją mogą frustrować współpracowników i skutkować niepotrzebną pracą.
Sposoby wykluczenia: Metoda przekazywania informacji w ramach współpracy wirtualnej może pozwolić członkom zespołu na wybór, kto otrzymuje, a kto nie otrzymuje informacji. Na przykład e-mail może zostać wysłany od jednego wirtualnego współpracownika do innego wybranego przez niego, a rozmowy telefoniczne mogą się odbywać między niektórymi współpracownikami, a innymi nie. Ten sposób wykluczenia, czy to celowego, czy przypadkowego, może powodować zamieszanie i konflikt w grupie, utrudniając procesy współpracy.
Wyzwania
Podkreśla się pewne wyzwania związane z wykorzystaniem wyników współpracy wirtualnej. Wyzwania te to: wyzwania związane z technologią, wyzwania związane z różnorodnością kulturową i wyzwania związane z rozproszeniem geograficznym. Aby sprostać tym wyzwaniom, zespół wirtualny powinien wziąć pod uwagę wiedzę, umiejętności, zdolności i inne cechy (KSAO) członków.
Zespół musi mieć wiedzę zarówno na temat charakteru swojej pracy, jak i wybranych przez siebie wirtualnych mediów do współpracy, a także musi wybrać media najlepiej dostosowane do najbardziej odpowiedniej sytuacji. Zespół potrzebuje również umiejętności radzenia sobie z mediami, aby przezwyciężyć problemy płynące z mediów.
Członkowie zespołu muszą mieć dobrą wiedzę na temat różnic kulturowych między członkami oraz wiedzę dotyczącą doboru odpowiednich mediów, aby te różnice niwelować. Od członków oczekuje się umiejętności dostosowywania swoich zachowań komunikacyjnych i biegłości językowej w celu osiągnięcia adaptacji kulturowej.
Członek zespołu powinien dobrze rozumieć zalety i wady wyboru synchronicznych i asynchronicznych mediów, aby uniknąć problemów wynikających z rozproszonych miejsc pracy. Aby sprostać temu wyzwaniu, kładzie się nacisk na umiejętność zarządzania czasem i samozarządzania członkami zespołu.
Zaufanie między członkami wirtualnych zespołów wpływa na jakość i ilość udostępnianych informacji. Kiedy wirtualne zespoły spotykają się twarzą w twarz, buduje zaufanie i spójność oraz zapewnia wymianę wiedzy. Dzielenie się wiedzą w wirtualnych zespołach wpływa na budowanie zaufania i przyczynia się do efektywności zespołu. W komunikacji pisemnej nie można być pewnym zaangażowania innych członków i trudno jest rozpoznać emocje innych.
Jeśli wirtualny projekt to tylko niewielka część pracy członków zespołu, członkowie mogą nie mieć wystarczająco dużo czasu na wirtualny projekt. Na przykład muszą szybko przetwarzać informacje. Szczególnym wyzwaniem w zespołach wirtualnych jest podążanie za nimi i reagowanie we właściwym czasie, ponieważ brak odpowiedzi można zinterpretować jako brak kompetencji lub zaangażowania.
Poza tą wiedzą i umiejętnościami kluczowe znaczenie ma motywacja członków zespołu do stawienia czoła tym wyzwaniom. Pewne doświadczenia i cechy członków zespołu również przyniosłyby znaczący efekt.
Aplikacje
Badacze i programiści znajdują coraz więcej dziedzin, w których mogą skorzystać nie tylko z tradycyjnych technologii medialnych, ale także z nowych technologii medialnych, takich jak rzeczywistość wirtualna. Pierwszy system koncentrował się na zastosowaniach wojskowych, przemysłowych i medycznych, ale wkrótce potem został rozszerzony na zastosowania komercyjne i rozrywkę.
Aplikacje wojskowe
Wirtualna współpraca sprawdza się w warunkach wojskowych. Aplikacja wojskowa obsługuje podstawowe środowiska, w tym projektowanie, montaż i konserwację, a także pokonuje ograniczenia związane z odległością geograficzną wielu sił zbrojnych i powiązanych przedsiębiorstw lub partnerów. W ten sposób wirtualna współpraca stała się niezbędna do prowadzenia codziennych operacji. Dzięki tym technologiom integracja w pełni rozproszonej pracy zespołowej umożliwia osobom na różnych stanowiskach roboczych w tym samym miejscu i osobom w różnych miejscach wspólną pracę. Na przykład, aplikacje wojskowe zwiększają wsparcie nawigacyjne, poprawę komunikacji, naprawy i konserwację poprzez wspólne analizy wewnątrz i między lokacjami, a także umożliwiają wykorzystanie regionalnej wiedzy eksperckiej opracowanej w każdym miejscu, gdzie jest to konieczne, poza granicami.
Aplikacje medyczne
Wirtualna współpraca umożliwia lekarzom i pielęgniarkom lub członkom szpitala i ich pacjentom łączność nawet wtedy, gdy są oddzieleni, aby mogli dzielić się cennymi informacjami. Na przykład aplikacje Web 2.0, w szczególności witryny wiki, blogi i podcasty, były szeroko stosowane przez wielu specjalistów online związanych ze zdrowiem. Ponieważ są łatwe w użyciu i wdrażaniu, narzędzia te oferują możliwość niezawodnego udostępniania informacji i interakcji. Jednym z przykładów blogów medycznych jest blog „Przypadek kliniczny i obraz”. Dzieląc się na blogu powiązanymi informacjami i technologiami napisanymi przez jedną osobę lub grupę współtwórców, osoby zainteresowane budowaniem wiedzy na określone tematy w społeczności internetowej tworzą razem wirtualną grupę.
Zabawa
Wirtualna współpraca, taka jak wyprawy rajdowe lub symulacja wojskowa, jest szeroko stosowana w grze online dla wielu graczy. Narzędzia te wspierają użytkowników w walce z wirtualnymi wrogami. Na przykład w ostatnich latach zaczęto coraz częściej wykorzystywać wirtualne światy, takie jak World of Warcraft, wirtualne środowisko stworzone przez technologię, które zawiera reprezentacje elementów świata rzeczywistego, takich jak człowiek, krajobrazy i inne obiekty. Te wirtualne światy mogą stanowić podstawę dla zachowań e-współpracy i powiązanych wyników, a także platformę do wiarygodnych badań handlu informacjami i zadaniami.
Biznes i stanowisko pracy
Współpraca wirtualna jest szeroko stosowana w przedsiębiorstwach ze względu na jej wydajność, innowacyjność i zdolność do zdobywania lub utrzymywania przewagi konkurencyjnej na rynku. Firmy często używają technologii wirtualnej współpracy, aby ułatwić rozwiązywanie problemów między zespołami w firmie, a także współpracować z innymi firmami. Wirtualna współpraca poprawia marże zysku, zwiększając efektywność operacyjną i produktywność w firmie, albo za pomocą innowacyjnych rozwiązań, albo poprzez zwiększoną wymianę wiedzy za pomocą wirtualnych środków. Na przykład IBM, jeden z liderów w wykorzystywaniu wirtualnej współpracy do promowania procesów biznesowych, opracował wiele systemów ułatwiających pracownikom współpracę ponad granicami. Wykorzystanie przez IBM wirtualnych przestrzeni współpracy, takich jak sale konferencyjne 3D i awatary, w ramach społeczności wirtualnego wszechświata zapewnia pracownikom możliwość współpracy, która zaowocowała większą produkcją.
Edukacja i trening
Wirtualna współpraca jest często wykorzystywana do łączenia ekspertów w dziedzinie nauki z innymi, którzy chcą współpracować w celach badawczych lub edukacyjnych. Wiele uczelni i instytucji edukacyjnych korzysta z systemów wirtualnych do przechowywania informacji, w których zarówno studenci, jak i eksperci mogą wymieniać się informacjami na określony temat. Zarówno wiki, jak i wirtualne konferencje okazały się skuteczne w dzieleniu się informacjami eksperckimi, aby kształcić studentów lub inne osoby zainteresowane tym tematem. Eksperci mogą również wirtualnie współpracować z innymi ekspertami z różnych dziedzin, aby odkryć nowe rzeczy, które nie były widoczne, gdy współpracownicy byli odizolowani. Wirtualne światy zapewniają teraz również platformy do współpracy przy użyciu łatwo dostępnej analizy wizualnej. Wirtualne światy stanowią również arenę do obserwowania nauk społecznych w kontekście wspólnych wysiłków społeczności.
Wiki
Witryny Wiki są formą wirtualnej współpracy, ponieważ umożliwiają ludziom współtworzenie dokumentu online, który inni użytkownicy mogą przeglądać i edytować za pośrednictwem Internetu. Witryny wiki są uważane za technologię Web 2.0 i podlegają współpracy wirtualnej ze względu na proces współpracy, przez który przechodzą dokumenty umieszczane na wiki. Wiki można opisać jako „otwartą wirtualną współpracę”, która opiera się na teorii żywych systemów i obejmuje takie pojęcia, jak samoorganizacja, teoria chaosu i pojawienie się. Otwarta współpraca wirtualna umożliwia osobom posiadającym połączenie z Internetem poszukiwanie udziału innych osób w projektowaniu i rozwijaniu nowych pomysłów, procesów, produktów i usług do celów osobistych i komercyjnych. Technologie informacyjne, takie jak tagowanie i filtrowanie, ułatwiają proces znajdowania współpracowników online. International Business Machines (IBM) i Procter & Gamble były wczesnymi komercyjnymi beneficjentami praktyki otwartej współpracy wirtualnej. Uzyskując dostęp do zbiorowej inteligencji i mądrości niezrzeszonych ludzi połączonych za pośrednictwem Internetu, przedsiębiorstwa mogą uzyskać dostęp do wiedzy i doświadczenia, które w innym przypadku wymagałyby znacznych kosztów i wysiłku.
Zobacz też
- Współpraca wspomagana komputerowo
- Oprogramowanie do współpracy
- Współpraca mobilna
- Telekomunikacja
- Wirtualna drużyna
- Wirtualny wolontariat