Zarządzanie kosztami - Expense management
Zarządzanie wydatkami odnosi się do systemów wdrożonych przez firmę w celu przetwarzania, opłacania i kontroli wydatków inicjowanych przez pracowników. Koszty te obejmują m.in. wydatki poniesione na podróże i rozrywkę. Zarządzanie wydatkami obejmuje zasady i procedury rządzące takimi wydatkami, a także technologie i usługi wykorzystywane do przetwarzania i analizowania danych z nimi związanych.
Oprogramowanie do zarządzania procesami składania wniosków o zwrot wydatków, autoryzacji, audytu i spłat można uzyskać od organizacji, które zapewniają licencjonowane oprogramowanie, usługi wdrożeniowe i wsparcie, lub alternatywnie od dostawców oprogramowania jako usługi (SaaS). Dostawcy SaaS oferują na żądanie aplikacji internetowych zarządzanych przez osobę trzecią w celu poprawy produktywności zarządzanie kosztami.
Kroki
Automatyzacja zarządzania wydatkami ma dwa aspekty: proces, który pracownik wykonuje, aby zrealizować wniosek o zwrot kosztów (na przykład rejestracja rachunku hotelowego lub przesłanie danych z telefonu komórkowego) oraz księgowość działań lub personel finansowy zobowiązuje się do rozpatrzenia roszczenia w systemie finansowym .
Zazwyczaj proces ręczny wymaga od pracownika sporządzenia papierowego, arkusza kalkulacyjnego lub graficznego raportu z wydatków opartego na interfejsie użytkownika , który następnie przekazuje wraz z odpowiednimi fakturami podatkowymi (paragonami) do menedżera lub innego kontrolera w celu zatwierdzenia. Gdy menedżer zatwierdzi wniosek, przekazuje go do działu księgowości w celu przetworzenia. Następnie pracownicy księgowi wprowadzają każdą pozycję wydatków do systemu finansowego firmy przed złożeniem wniosku i pokwitowania. W przypadku wdrożenia oprogramowania jako usługi procesy te są w dużej mierze zautomatyzowane, a procesy składania i zatwierdzania są przeprowadzane elektronicznie.
Automatyzacja zarządzania wydatkami to środek, dzięki któremu organizacja może znacznie obniżyć koszty transakcji i poprawić kontrolę zarządzania podczas rejestrowania, obliczania i przetwarzania wydatków korporacyjnych. Niezależne badania oceniające wykorzystanie zautomatyzowanych systemów zarządzania wydatkami potwierdziły, że koszt rozpatrywania wniosku o zwrot kosztów zmniejsza się wraz ze wzrostem poziomu automatyzacji.
Organizacje mogą zautomatyzować swoje procesy zarządzania kosztami z powodów takich jak zgodność, redukcja kosztów, kontrola i produktywność pracowników.
Rodzaje
Strategie biznesowe są dostosowane do różnych rodzajów zarządzania wydatkami:
- Arkusze kalkulacyjne: Arkusze kalkulacyjne mogą być łatwym i tanim sposobem na śledzenie wydatków, ale nadal zawierają dokumenty papierowe, które towarzyszą im, które mogą zostać zgubione lub uszkodzone. Może to być również metoda pracochłonna i może być myląca, jeśli pracownicy nie są dobrzy w korzystaniu z arkuszy kalkulacyjnych.
- Formularze papierowe: Formularze papierowe dobrze sprawdzają się w przypadku paragonów papierowych. Jest to również niedrogi sposób zarządzania zestawieniami wydatków. Może to jednak oznaczać dużo pracy ręcznej polegającej na rejestrowaniu i śledzeniu tych raportów zarówno dla pracowników, osób zatwierdzających, jak i osób, które muszą opłacać rachunki w dziale księgowości.
- Oprogramowanie: oprogramowanie zmniejsza obciążenie pracą, ale na początku jego wdrożenie może też kosztować więcej. Zgodnie z raportem Aberdeen Group „Najlepsze w swojej klasie zarządzanie wydatkami T&E: jak to robią” oprogramowanie może rozwiązać główne problemy związane z przestrzeganiem przepisów, pracą fizyczną, czasem zatwierdzenia i raportowaniem kosztów ogólnych.
Zarządzanie wydatkami telekomunikacyjnymi
Telecom Expense Management (TEM) to proces zarządzania kosztami komunikacji w dużych przedsiębiorstwach, obejmujący stacjonarne usługi głosowe i danych, urządzenia mobilne, UCC, VoIP i wszelkie inne usługi informatyczne. Zarządzanie kosztami usług i aktywów bezprzewodowych i przewodowych jest określane jako zarządzanie wydatkami telekomunikacyjnymi. W przeszłości wydatki telekomunikacyjne były zarządzane jako usługi ogólne. W ostatnich latach coraz więcej organizacji wiąże wydatki telekomunikacyjne z usługami IT. Ta zmiana w zarządzaniu wynika ze zmiany globalnych strategii biznesowych w kierunku rozwijających się technologii.
Zarządzanie kosztami podróży
Zarządzanie kosztami podróży (często nazywane „T + E”) definiuje się jako sposób organizacji podróży i kosztów związanych z podróżowaniem pracowników oraz zarządzania nimi.
Zarządzanie kosztami technologii
Zarządzanie wydatkami technologicznymi lub zarządzanie wydatkami IT to zarządzanie kosztami technologii, takimi jak licencje na oprogramowanie, sprzęt komputerowy, aplikacje itp. Zarządzanie wydatkami technologicznymi obejmuje również zarządzanie usługami związanymi z technologią ( SaaS , PaaS itp.). Czynności związane z zarządzaniem wydatkami technologicznymi są często wykonywane przy użyciu różnych narzędzi technologicznych ( zestawienie informacji , oprogramowanie do zarządzania , przepływy pracy itp.).