System zarządzania zasobami ludzkimi - Human resource management system

System zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) lub system informacji o zasobach ludzkich (HRIS) lub zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM) jest formą oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi (HR), które łączy szereg systemów i procesów w celu zapewnienia łatwego zarządzania zasobami ludzkimi, procesy biznesowe i dane. Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi jest używane przez firmy do łączenia szeregu niezbędnych funkcji HR, takich jak przechowywanie danych pracowników, zarządzanie listą płac, rekrutacją, administracją świadczeń, czasem i obecnością, zarządzanie wydajnością pracowników oraz śledzenie rekordów kompetencji i szkoleń.

System zarządzania zasobami ludzkimi zapewnia, że ​​codzienne procesy kadrowe są łatwe w zarządzaniu i łatwo dostępne. Łączy zasoby ludzkie jako dyscyplinę, a w szczególności podstawowe czynności i procesy HR z dziedziną informatyki, podczas gdy programowanie systemów przetwarzania danych ewoluowało w wystandaryzowane procedury i pakiety oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Ogólnie rzecz biorąc, te systemy ERP wywodzą się z oprogramowania, które integruje informacje z różnych aplikacji w jedną uniwersalną bazę danych. Połączenie jego modułów finansowych i zasobów ludzkich za pomocą jednej bazy danych jest najważniejszym wyróżnieniem w stosunku do indywidualnie i własnoręcznie opracowanych poprzedników, co sprawia, że ​​ta aplikacja jest zarówno sztywna, jak i elastyczna.

Systemy informacji o zasobach ludzkich umożliwiają pozyskiwanie, przechowywanie, analizowanie i rozpowszechnianie informacji wśród różnych interesariuszy. Fala postępu technologicznego zrewolucjonizowała dziś każdą przestrzeń życia, w tym HR. Wczesne systemy miały wąski zakres, zwykle skupiały się na jednym zadaniu, takim jak usprawnienie procesu płacowego lub śledzenie godzin pracy pracowników. Dzisiejsze systemy obejmują pełne spektrum zadań związanych z działami kadr, w tym śledzenie i poprawę efektywności procesów, zarządzanie hierarchią organizacyjną, śledzenie nieobecności i urlopów wypoczynkowych, uproszczenie transakcji finansowych oraz dostarczanie raportów dotyczących danych osobowych. Krótko mówiąc, wraz ze wzrostem złożoności roli działów zasobów ludzkich, systemy technologii HR ewoluowały, aby dostosować się do tych potrzeb.

Historia

Trend automatyzacji procesów zarządzania płacami i pracownikami rozpoczął się w latach siedemdziesiątych. Ze względu na ograniczoną technologię i komputery typu mainframe firmy nadal polegały na ręcznym wprowadzaniu danych w celu przeprowadzania oceny pracowników i digitalizacji raportów.

Pierwszym systemem planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) integrującym funkcje kadrowe był SAP R/2 (później zastąpiony przez R/3 i S/4hana), wprowadzony w 1979 roku. System ten dawał użytkownikom możliwość łączenia danych korporacyjnych w rzeczywistym czas i regulować procesy z jednego środowiska mainframe. Wiele popularnych obecnie systemów HR nadal oferuje znaczną funkcjonalność ERP i płac.

Pierwszym całkowicie skoncentrowanym na HR systemem klient-serwer dla rynku korporacyjnego był PeopleSoft , wydany w 1987 roku, a następnie kupiony przez Oracle w 2005 roku. Hostowany i aktualizowany przez klientów, PeopleSoft pod względem popularności wyprzedził koncepcję środowiska mainframe. Firma Oracle opracowała również wiele podobnych systemów BPM do automatyzacji operacji korporacyjnych.

Od końca lat 90. dostawcy HR, tacy jak Softscape, zaczęli oferować usługi HR hostowane w chmurze, aby ta technologia była bardziej dostępna dla małych i zdalnych zespołów. Zamiast klienta-serwera firmy zaczęły korzystać z kont online w portalach internetowych, aby uzyskać dostęp do wyników swoich pracowników. Coraz powszechniejsze stały się również aplikacje mobilne.

Technologie HRIS i HRMS pozwoliły specjalistom HR odejść od tradycyjnej pracy administracyjnej i wprowadziły je jako strategiczne aktywa do firmy. Na przykład role te obejmują rozwój pracowników, a także analizę siły roboczej pod kątem obszarów bogatych w talenty.

Funkcje

Działy zasobów ludzkich pełnią funkcję administracyjną i wspólną dla wszystkich organizacji. Organizacje mogą mieć sformalizowane procesy selekcji, oceny i płac. Zarządzanie „ kapitałem ludzkim ” przekształciło się w imperatyw i złożony proces. Funkcja HR polega na śledzeniu istniejących danych pracowników, które tradycyjnie obejmują osobiste historie, umiejętności, możliwości, osiągnięcia i wynagrodzenie. Aby zmniejszyć ręczne obciążenie pracą tych czynności administracyjnych, organizacje zaczęły elektronicznie automatyzować wiele z tych procesów, wprowadzając specjalistyczne systemy zarządzania zasobami ludzkimi.

Kierownicy HR polegają na wewnętrznych lub zewnętrznych specjalistach IT, którzy opracowują i utrzymują zintegrowany system zarządzania zasobami ludzkimi. Zanim architektury klient-serwer ewoluowały pod koniec lat 80., wiele procesów automatyzacji HR zostało przeniesionych na komputery typu mainframe, które mogły obsługiwać duże ilości transakcji danych. W związku z wysokimi inwestycjami kapitałowymi niezbędnymi do zakupu lub programowania oprogramowania własnościowego, te wewnętrznie opracowane HRMS były ograniczone do organizacji, które posiadały dużą ilość kapitału. Pojawienie się klienta-serwera, dostawcy usług aplikacji i oprogramowania jako usługi (SaaS) lub systemów zarządzania zasobami ludzkimi umożliwiło większą kontrolę administracyjną takich systemów. Obecnie systemy zarządzania zasobami ludzkimi obejmują zazwyczaj:

  1. Zatrzymanie personelu
  2. Wynajmowanie
  3. Onboarding i Offboarding
  4. Administracja
  5. Zarządzanie listą płac
  6. Śledzenie i zarządzanie świadczeniami pracowniczymi
  7. planowanie HR
  8. Rekrutacja / Zarządzanie nauką
  9. Zarządzanie wydajnością i oceny
  10. Samoobsługa pracowników
  11. Planowanie i zarządzanie rotacją
  12. Zarządzanie nieobecnościami
  13. Zarządzanie odejściem
  14. Raportowanie i analityka
  15. Zmiana przydziału pracownika
  16. Rozpatrywanie skarg przez następujące precedensy

Moduł płac automatyzuje proces płacić zbieranie danych na temat czasu pracy i obecności, obliczanie różnych ulg i podatków, płac oraz generowanie okresowych kontroli i sprawozdań podatkowych pracownik. Dane są zazwyczaj pobierane z modułów zasobów ludzkich i pomiaru czasu w celu obliczenia automatycznego depozytu i możliwości ręcznego wypisywania czeków. Moduł ten może obejmować wszystkie transakcje związane z pracownikami, a także integrować się z istniejącymi systemami zarządzania finansami.

Moduł czasu i obecności gromadzi ujednolicone nakłady czasu i pracy. Najbardziej zaawansowane moduły zapewniają dużą elastyczność metod gromadzenia danych, możliwości dystrybucji pracy i funkcji analizy danych. Analiza kosztów i mierniki wydajności to podstawowe funkcje.

Moduł administracyjny korzyści zapewnia system dla organizacji do zarządzania i pracowników toru uczestnictwa w programach świadczeń. Obejmują one zazwyczaj ubezpieczenie, odszkodowanie, podział zysków i emeryturę.

Moduł zarządzania zasobami ludzkimi jest składnikiem obejmujące wiele innych aspektów HR z wnioskiem o emeryturę. System rejestruje podstawowe dane demograficzne i adresowe, selekcję, szkolenia i rozwój, zarządzanie zdolnościami i umiejętnościami, rejestry planowania wynagrodzeń i inne powiązane działania. Najnowocześniejsze systemy zapewniają możliwość „odczytywania” aplikacji i wprowadzania odpowiednich danych do odpowiednich pól bazy danych, powiadamiania pracodawców oraz zapewniania zarządzania i kontroli stanowisk. Funkcja zarządzania zasobami ludzkimi obejmuje rekrutację, pośrednictwo pracy, ocenę, wynagradzanie i rozwój pracowników organizacji. Początkowo firmy wykorzystywały komputerowe systemy informatyczne do:

  • sporządzać czeki i raporty płacowe;
  • prowadzić ewidencję personelu;
  • realizować zarządzanie talentami .

Rekrutacja online stała się jedną z podstawowych metod stosowanych przez działy HR do pozyskiwania potencjalnych kandydatów na dostępne stanowiska w organizacji. Systemy zarządzania talentami lub moduły rekrutacyjne oferują zintegrowane rozwiązanie rekrutacyjne dla HRMS, które zazwyczaj obejmuje:

  • analizowanie wykorzystania personelu w organizacji;
  • identyfikacja potencjalnych kandydatów;
  • rekrutacja poprzez oferty firmowe;
  • rekrutacja za pośrednictwem witryn rekrutacyjnych online lub publikacji skierowanych zarówno do rekruterów, jak i kandydatów;
  • analityka w procesie rekrutacji (czas do zatrudnienia, źródło zatrudnienia, obroty);
  • zarządzanie zgodnością w celu zapewnienia, że ​​ogłoszenia o pracę i wdrażanie kandydatów są zgodne z przepisami rządowymi.

Znaczące koszty poniesione na utrzymanie zorganizowanych wysiłków rekrutacyjnych, publikowanie w ramach ogólnych lub branżowych tablic ogłoszeń o pracę oraz utrzymanie konkurencyjnej ekspozycji na dostępność doprowadziły do ​​opracowania dedykowanego modułu systemu śledzenia kandydatów (ATS).

Moduł szkoleniowy zapewnia system dla organizacji do zarządzania i szkolenia pracowników toru i rozwoju działań. System, zwykle nazywany „systemem zarządzania nauką” (LMS), jeśli jest produktem samodzielnym, pozwala działowi HR śledzić wykształcenie, kwalifikacje i umiejętności pracowników, a także określać, jakie szkolenia, książki, płyty CD, szkolenia internetowe lub dostępne są materiały do ​​rozwijania umiejętności. Kursy mogą być następnie oferowane w określonych terminach sesji, a delegaci i zasoby szkoleniowe są mapowane i zarządzane w ramach tego samego systemu. Zaawansowane LMS umożliwiają menedżerom zatwierdzanie szkoleń, budżetów i kalendarzy wraz z zarządzaniem wydajnością i miernikami oceny.

Moduł samoobsługi pracowniczej umożliwia pracownikom wyszukiwanie danych związanych z HR oraz wykonywanie niektórych transakcji HR w systemie. Pracownicy mogą wyszukiwać swoje rekordy obecności z systemu bez pytania o informacje personelu HR. Moduł umożliwia również przełożonym zatwierdzanie wniosków OT od swoich podwładnych za pośrednictwem systemu bez przeciążania zadań w dziale HR.

Wiele organizacji wykroczyło poza tradycyjne funkcje i opracowało systemy informatyczne do zarządzania zasobami ludzkimi, które wspierają rekrutację, selekcję, zatrudnianie, pośrednictwo pracy, oceny wyników, analizę świadczeń pracowniczych, zdrowie, bezpieczeństwo i ochronę, podczas gdy inne integrują zewnętrzny system śledzenia kandydatów, który obejmuje podzbiór powyższych.

Analityki moduł umożliwia organizacjom zwiększyć wartość implementacji HRMS poprzez ekstrakcję danych związanych z HR do użytku z innych platform Business Intelligence. Na przykład organizacje łączą wskaźniki HR z innymi danymi biznesowymi, aby zidentyfikować trendy i anomalie w zatrudnieniu, aby lepiej przewidzieć wpływ rotacji pracowników na przyszłą wydajność.

Obecnie istnieje wiele rodzajów HRMS lub HRIS, z których niektóre są zazwyczaj pakietami oprogramowania opartymi na maszynach lokalnych; drugi główny typ to internetowy system oparty na chmurze, do którego można uzyskać dostęp za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Moduł szkolenia personelu umożliwia organizacjom możliwość wejścia, śledzenia i zarządzania pracowników i kadry szkoleniowej. Każdy rodzaj aktywności może być rejestrowany wraz z dodatkowymi danymi. Wyniki każdego pracownika lub członka personelu są następnie przechowywane i dostępne za pośrednictwem modułu Analytics .

Moduł zmiany przypisania pracowników to najnowsza dodatkowa funkcjonalność HRMS. Moduł ten posiada funkcje przelewu, awansu, rewizji płac, zmiany desygnacji, delegacji, potwierdzenia, zmiany trybu wypłaty i formy listu.

Samoobsługa pracowników

Samoobsługa pracownicza (ESS) zapewnia pracownikom dostęp do ich osobistych akt i danych. Funkcje ESS obejmują umożliwienie pracownikom zmiany danych kontaktowych, informacji bankowych i świadczeń. ESS umożliwia również wykonywanie zadań administracyjnych, takich jak ubieganie się o urlop, przeglądanie historii nieobecności , przeglądanie grafików i zadań, zapytania o dostępne programy pożyczkowe, żądanie wypłaty za nadgodziny, przeglądanie historii wynagrodzeń i przesyłanie odcinków zwrotu. Wraz z pojawieniem się ESS, pracownicy mogą zdalnie dokonywać transakcji ze swoim biurem HR .

Dzięki funkcjom ESS pracownicy mogą wziąć większą odpowiedzialność za swoją obecną pracę, rozwój umiejętności i planowanie kariery . W ramach HRIS przekazywane są informacje zwrotne dotyczące profili umiejętności, szkoleń i uczenia się, ustalania celów, ocen oraz raportowania/analizy. Systemy te są szczególnie przydatne w firmach z pracownikami zdalnymi, w których pracownicy są bardzo mobilni, mają elastyczną pracę lub nie są kolokowani ze swoim menedżerem.

Zobacz też

Bibliografia

Dalsza lektura

  • Maier, Chrześcijanin; Laumera, Svena; Eckhardta, Andreasa; Weitzel, Tim (wrzesień 2013). „Analiza wpływu wdrożeń HRIS na satysfakcję pracowników HR z pracy i zamiar rotacji”. Czasopismo Strategicznych Systemów Informacyjnych . 22 (3): 193-207. doi : 10.1016/j.jsis.2012.09.001 .